Regulamente interne specifice unităților școlare
Scris: Martie 24, 2022, 8:57 pm
Regulamentul-cadru de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar
Unitățile de învăţământ din România se organizează şi funcţionează în conformitate cu:
• legislaţia în vigoare;
• Regulamentul-cadru din 31 august 2020 aprobat prin OMEC nr. 5.447 din 31 august 2020, actualizat;
• propriul Regulament de organizare şi funcţionare;
• Regulamentul intern al unității școlare.
În cadrul sistemului de învăţământ, în toate unitățile de învățământ este aplicabil Regulamentul-cadru de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin OMEC nr. 5.447 din 31 august 2020, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 827 din 9 septembrie 2020.
Unităţile de învăţământ preuniversitar au obligația întocmirii propriului Regulament de organizare şi funcţionare, în baza:
• Regulamentului-cadru din 31 august 2020 aprobat prin OMEC nr. 5.447 din 31 august 2020, actualizat;
• actelor normative şi/sau administrative cu caracter normativ care reglementează drepturile şi obligaţiile beneficiarilor primari ai educaţiei şi ale personalului din unităţile de învăţământ;
• contractelor colective de muncă aplicabile.
Respectarea prevederilor Regulamentului-cadru de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar de către personalul didactic, didactic auxiliar, nedidactic şi elevi, este obligatorie.
Nerespectarea Regulamentului-cadru de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar constituie abatere şi se sancţionează conform prevederilor legale.
Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţii de învăţământ
Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţii de învăţământ conţine reglementări cu caracter general, în funcţie de tipul acesteia, precum şi reglementări specifice fiecărei unităţi de învăţământ, în conformitate cu prevederile legale în vigoare.
Proiectul regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţii de învăţământ se elaborează de către un colectiv de lucru, coordonat de un cadru didactic.
Din colectivul de lucru, numit prin hotărârea consiliului de administraţie, fac parte şi reprezentanţi ai organizaţiilor sindicale, ai părinţilor şi ai elevilor desemnaţi de către consiliul reprezentativ al părinţilor/asociaţia părinţilor, respectiv de consiliul şcolar al elevilor.
Proiectul regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţii de învăţământ, precum şi modificările ulterioare ale acestuia se supun spre dezbatere în consiliul reprezentativ al părinţilor şi asociaţiei părinţilor, acolo unde există, în consiliul şcolar al elevilor şi în consiliul profesoral, la care participă cu drept de vot şi personalul didactic auxiliar şi nedidactic.
Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţii de învăţământ, precum şi modificările ulterioare ale acestuia se aprobă, prin hotărâre, de către consiliul de administraţie.
După aprobare, regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţii de învăţământ se înregistrează la secretariatul unităţii.
Pentru aducerea la cunoştinţa personalului unităţii de învăţământ, a părinţilor şi a elevilor, regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţii de învăţământ se afişează pe site-ul unităţii de învăţământ.
Educatoarele/Învăţătorii/Institutorii/Profesorii pentru învăţământul preşcolar/primar/Profesorii diriginţi au obligaţia de a prezenta la începutul fiecărui an şcolar elevilor şi părinţilor regulamentul de organizare şi funcţionare al unităţii de învăţământ.
Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţii de învăţământ poate fi revizuit anual sau ori de câte ori este nevoie.
Respectarea prevederilor regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţii de învăţământ este obligatorie.
Nerespectarea regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţii de învăţământ constituie abatere şi se sancţionează conform prevederilor legale.
Regulamentul intern al unităţii de învăţământ
Regulamentul intern al unităţii de învăţământ (RI) conţine dispoziţiile obligatorii prevăzute la art. 242 din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi în contractele colective de muncă aplicabile.
RI se aprobă prin hotărâre a consiliului de administraţie, după consultarea reprezentanţilor organizaţiilor sindicale care au membri în unitatea de învăţământ, afiliate la federaţiile sindicale reprezentative la nivel de sector de activitate învăţământ preuniversitar.
Regulamentul de ordine interioară
La data de 3 octombrie 2020, Codul Muncii a fost modificat de Legea nr. 213 din 30 septembrie 2020, publicată în Monitorul Oficial nr. 893 din 30 septembrie 2020.
În urma modificării, a fost completată structura Regulamentului intern al unei organizații prin aducerea obligativității existenței procedurii de soluţionare pe cale amiabilă a conflictelor individuale de muncă, alături de procedura de soluţionare a cererilor sau a reclamaţiilor individuale ale salariaţilor.
Regulamentul de ordine interioară (ROI) este un izvor specific al dreptului muncii care reglementează în mod concret, în baza legislației muncii şi problemele de ordin disciplinar din cadrul unităţii respective.
Regulamentul intern este documentul unei organizaţii care se întocmeste de către angajator, cu consultarea sindicatului sau a reprezentanţilor salariaţilor, se întocmește şi se aprobă de către conducerea organizaţiei şi este afişat în mod obligatoriu în cadrul unităţii respective.
Cu toate că legislația muncii l-a denumit Regulament intern (RI), consider că denumirea stabilită prin legislaţia muncii este improprie deoarece orice regulament al unei organizaţii este intern, inclusiv Regulamentul de organizare şi funcționare (ROF).
ROF cuprinde în principal detalierea structurii organizaţiei și nu trebuie confundat cu RI.
Regulamentul intern, conform Codului muncii reprezintă actul intern al unei organizaţii prin care se stabilesc, în conformitate cu prevederile legale, îndatoririle salariaţilor, măsurile ce se impun în vederea organizării muncii și asigurării disciplinei muncii, recompensele și sancţiunile, modul de cercetare al abaterilor disciplinare şi procedura aplicării sancţiunilor disciplinare.
Aceste prevederi sunt obligatorii atât pentru salariaţi, voluntari cât şi pentru părinţi, elevi, ucenici şi persoane delegate/detaşate în organizaţie și chiar și pentru angajator.
Angajatorul are obligaţia de informare a salariaților și persoanelor mai sus menționate cu privire la conținutul regulamentului intern.
Modul concret de informare a fiecărui salariat cu privire la conţinutul regulamentului intern se stabileşte prin contractul colectiv de muncă aplicabil sau, după caz, prin conţinutul regulamentului intern.
Orice modificare ce intervine în conţinutul regulamentului intern este supusă procedurilor de informare prevăzute la art. 243 din Codului Muncii actual.
Orice salariat interesat poate sesiza angajatorul cu privire la dispoziţiile regulamentului intern, în măsura în care face dovada încălcării unui drept al său.
Controlul legalităţii dispoziţiilor cuprinse în regulamentul intern este de competenţa instanţelor judecătoreşti, care pot fi sesizate în termen de 30 de zile de la data comunicării de către angajator a modului de soluţionare a sesizării formulate potrivit articolul 245, alin. (1) din Codului Muncii actual.
În cazul angajatorilor nou înființați, conducerea are obligația adoptării regulamentului în termenul de 60 de zile, termen ce începe să curgă de la data dobândirii personalității juridice. În cadrul termenului de angajator intră chiar și organizațiile non-guvernamentale ( asociații și fundații).
Odată adoptat și publicat, regulamentul intern produce efecte obligatorii.
Atentie: Angajatorul are obligația de a lua orice măsuri necesare în scopul prevenirii si combaterii actelor de hârțuire morală la locul de muncă, inclusiv prin prevederea în regulamentul intern al unității de sancțiuni disciplinare pentru angajații care săvârșesc acte sau fapte de hărțuire morală la locul de muncă.
Neîndeplinirea de către angajator a acestor obligații constituie contravenție si se sancționează cu amenda de la 30.000 lei la 50.000 lei (a se vedea art.2 alin.(5^5) si art.26 alin.(1^2) lit.a) din O.G. nr.137/2000, republicată).
Regulamentul intern, potrivit Codului Muncii actual, poate cuprinde următoarele categorii de dispoziții:
• Dispoziții generale
• Încheierea, executarea, modificarea, suspendarea si încetarea contractului individual de muncă
• Drepturile si obligațiile angajatorului si ale salariaților
• Reguli privind protecția, igiena si securitatea în muncă în cadrul unității
• Reguli privind respectarea principiului nediscriminării si al înlăturării oricărei forme de încălcare a demnității
• Reguli concrete privind disciplina muncii în cadrul angajatorului
• Reguli referitoare la procedura disciplinară, abaterile disciplinare si sancțiunile aplicabile
• Măsuri de protecție sociala reglementate de O.U.G. nr. 96/2003, actualizată
• Măsuri în scopul prevenirii si combaterii actelor de hârțuire morală la locul de munca reglementate de O.G. nr. 137 / 2000, republicată
• Procedura de soluționare pe cale amiabilă a conflictelor individuale de muncă
• Procedura de soluționare a cererilor sau reclamațiilor individuale ale salariaților
• Criteriile si procedurile de evaluare profesională a salariaților
• Modalitățile de aplicare a altor dispoziții legale sau contractuale specifice
• Protecția datelor cu caracter personal
• Regimul muncii de acasă/telemuncă
• Dispoziții finale
Regulamentul intern poate cuprinde și prevederi specifice. Spre exemplu, în domeniul şcolar, regulamentul intern poate cuprinde prevederi privind:
• accesul, paza şi siguranța în școli
• prevenirea şi combaterea traficului şi consumului ilicit de droguri
• proceduri de monitorizare permanentă privind prevenirea introducerii şi comercializării produselor etnobotanice în perimetrul școlii
• reguli privind părăsirea unităţii şcolare de către elevi, în mod organizat, în timpul orelor de curs
• reglementarea programului after school, step by step
• regimul muncii de acasă/telemuncă prin predarea on line
• diverse proceduri specifice.
Regulamentul de organizare și fucționare. Generalități privind structura și funcționarea unei organizații
Să nu uităm că noi, ca indivizi, cu toții facem parte din diverse organizații; ne naștem, trăim și murim în cadrul unor organizații.
Organizațiile sunt sisteme complexe, bazate în primul rând pe unitatea unei grupări umane, care marșează spre același punct împreună, având ca obiectiv comun îndeplinirea scopului propus.
Cu cât rezultatul este vizibil mai curând cu atât vom spune despre aceasta organizație ca si-a optimizat resursele într-o manieră eficientă.
Organizarea şi funcţionarea unei organizații implică printre altele:
• stabilirea atribuţiilor întregii organizației şi departajarea acestora pe criterii comparabile prin stabilirea unor structuri organizatorice (compartimente, birouri), în regulamentul de organizare şi funcţionare;
• stabilirea unor criterii de performanţă pe unitate şi pe fiecare structură organizatorică;
• stabilirea cantităţii/normei de muncă pe unitate şi pe fiecare structură organizatorică în raport cu cerinţele de performanţă;
• exprimarea adecvată a normelor de muncă, „în funcţie de caracteristicile procesului de producţie sau de alte activităţi ce se normează”, „sub formă de norme de timp, norme de producţie” etc. şi pentru toţi salariaţii;
• exprimarea adecvată a salarizării – în acord sau în regie – după cum a fost exprimată norma de muncă pentru diferite posturi;
• identificarea necesarului de posturi pe unitate;
• proiectarea fişelor de post;
• asigurarea permanentă (exclusiv de către angajator) a condiţiilor tehnice şi organizatorice avute în vedere la elaborarea normelor de muncă, precum şi la stabilirea criteriilor de performanţă în raport cu acestea;
• organizarea şi conducerea activităţii unităţii din perspectiva unor reguli clare în regulamentul de organizare şi funcţionare şi în regulamentul intern, a unui climat de lucru şi de conducere adecvat performanţei şi sănătăţii fizice şi psihice în muncă.
Mediul intern al organizației reunește totalitatea factorilor care influențează în mod direct activitatea organizației. Mediul intern cuprinde:
• resursele organizației;
• organizarea internă (structura organizatorică a firmei şi subsistemul informaţional);
• managementul superior;
• mixul de marketing (piaţă, produs, promovare, preţ).
Sistemul organizatoric al unei unități reuneşte două categorii principale de organizare:
• organizarea formală;
• organizarea informală.
Organizarea formală reuneşte totalitatea elementelor organizatorice stabilite de managementul organizaţiei şi consemnate în documente cum ar fi:
• regulamentul de organizare şi funcţionare;
• organigramele;
• descrierile de funcţii şi descrierile de posturi.
Organizarea formală este structurată pe două coordonate:
• organizarea procesuală;
• organizarea structurală.
Organizarea procesuală cuprinde:
• funcţiuni;
• activităţi;
• atribuţii;
• sarcini.
Organizarea structurală se reflectă în structura organizatorică a firmei şi are în componenţă următoarele elemente:
• postul;
• funcţia;
• nivelul ierarhic;
• compartimentul;
• ponderea ierarhică;
• relaţiile organizatorice.
Organizarea informală este asociată organizării formale şi se referă la contactele şi interacţiunile umane cu caracter organizatoric care apar şi se dezvoltă în mod spontan şi natural între membrii unei organizaţii.
Relaţiile organizatorice surprind raporturile care se stabilesc între posturi, funcţii şi compartimente existente într-o organizaţie.
Relaţiile organizatorice pot fi:
• relaţii de autoritate;
• relaţii de cooperare;
• relaţii de control.
Relaţiile de autoritate pot fi, la rândul lor:
• relaţii ierarhice;
• relaţii funcţionale;
• relaţii de stat major.
Relaţiile ierarhice se stabilesc între titularii posturilor manageriale şi cei ai posturilor de execuţie, precum şi între titularii unor posturi manageriale situate pe niveluri ierarhice diferite.
Relaţiile funcţionale se stabilesc între două compartimente ale firmei, unul dintre acestea având autoritate funcţională asupra celuilalt şi se concretizează în transmiterea de indicaţii şi proceduri din domeniul său de activitate.
Relaţiile de stat major apar atunci când unor persoane sau grupuri de persoane li se deleagă de către un manager sarcina soluţionării unor probleme care afectează obiectivele unuia sau mai multor compartimente.
Relaţiile de cooperare se stabilesc între posturi situate pe acelaşi nivel ierarhic, care aparţin însă unor compartimente diferite. Acest tip de relaţii organizatorice facilitează soluţionarea operativă a unor probleme ce apar în firmă cu o anumită periodicitate.
Relaţiile de control se stabilesc între două compartimente, unul dintre acestea având competenţă de control asupra celuilalt (spre exemplu, relaţia dinte compartimentul tehnic al calităţii produselor şi o secţie de fabricaţie).
Principalele documente de formalizare a structurii organizatorice sunt:
• regulamentul de organizare şi funcţionare;
• organigrama;
• descrierile de funcţii;
• descrierile de posturi.
Organigrama este o reprezentare grafică a structurii organizatorice cu ajutorul anumitor simboluri şi pe baza unor reguli specifice.
Organizaţiile utilizează trei tipuri principale de organigrame:
• organigrame piramidale (cel mai frecvent folosite);
• organigrame ordonate de la stânga la dreapta;
• organigrame circulare.
Descrierile de funcţii cuprind elementele definitorii pentru fiecare funcţie din organizaţie. O descriere de funcţie cuprinde:
• denumirea funcţiei;
• obiectivele funcţiei;
• principalele relaţii organizatorice stabilite între funcţia respectivă şi celelalte funcţii din organizaţie.
Descrierile de posturi cuprind:
• denumirea posturilor;
• obiectivele individuale ale posturilor;
• sarcinile, competenţele şi responsabilităţile circumscrise posturilor;
• cerinţele specifice ale posturilor.
Descrierea de funcţie cuprinde:
• denumirea funcţiei;
• obiectivele funcţiei;
• principalele relaţii organizatorice stabilite între funcţia respectivă şi celelalte funcţii din organizaţie.
Descrierile de posturi cuprind:
• denumirea posturilor;
• obiectivele individuale ale posturilor;
• sarcinile, competenţele şi responsabilităţile circumscrise posturilor;
• cerinţele specifice ale posturilor.
Regulamentul intern al unei organizații
Codul muncii reglementează, expres, doar problematica regulamentului intern (art. 241- 246), ca şi act obligatoriu, nu şi a regulamentului de organizare şi funcţionare.
Regulamentul de ordine interioară (ROI) este un izvor specific al dreptului muncii care reglementează în mod concret, în baza legislației muncii şi problemele de ordin disciplinar din cadrul unităţii respective.
Regulamentul intern (sau Regulamentul de ordine interioară) este documentul unei organizaţii care se întocmește de către angajator, cu consultarea sindicatului sau a reprezentanţilor salariaţilor, se întocmește şi se aprobă de către conducerea organizaţiei şi este afişat în mod obligatoriu în cadrul unităţii respective.
Regulamentul intern (descris aici), conform Codului muncii reprezintă actul intern al unei organizaţii prin care se stabilesc, în conformitate cu prevederile legale, îndatoririle salariaţilor, măsurile ce se impun în vederea organizării muncii și asigurării disciplinei muncii, recompensele și sancţiunile, modul de cercetare al abaterilor disciplinare şi procedura aplicării sancţiunilor disciplinare.
Regulamentul de organizare şi funcţionare
Regulamentul de organizare şi funcţionare (ROF) cuprinde în principal detalierea structurii organizaţiei și nu trebuie confundat cu Regulamentul intern.
Din analiza art. 40 alin. (1) lit. a) din Codul muncii (şi nu numai) rezultă, însă, şi obligativitatea întocmirii Regulamentului de organizare şi funcţionare.
In unităţile de stat, ROF se stabileşte prin act normativ, fiind reglementat expres.
Angajatorul privat are dreptul, nu obligaţia întocmirii acestuia, iar inspectorul de muncă nu va putea pretinde prezentarea acestui document şi nu va putea sancţiona angajatorul care nu l-a elaborat.
Totuşi, întocmirea ROF poate fi extrem de utilă, îndeosebi în cazul companiilor de dimensiuni medii şi mari, deoarece:
• fundamentează fişele posturilor;
• cuprinde statul de funcţii şi organigrama organizaţiei;
• va putea fi folosit în ipoteza unei concedieri colective, pentru identificarea posturilor care se desfiinţează;
• reprezintă expresia personalităţii juridice a angajatorului.
Regulamentul de organizare şi funcţionare este cunoscut şi sub denumirea de „manualul organizării” şi cuprinde două secţiuni.
În prima dintre acestea sunt cuprinse datele de identificare a firmei, profilul şi obiectul de activitate, organigrama generală, precum şi organismele de management participativ.
Cea de a doua secţiune se constituie într-o prezentare detaliată a principalelor subdiviziuni organizatorice ale firmei (departamente, compartimente, servicii şi birouri).
ROF priveşte mai puţin raportul dintre angajator și salariaţi, ci vizează mai mult structura internă a unităţii angajatoare.
Prin ROF se stabilesc, potrivit prevederilor legale, structura generală a unităţii, compartimentele de lucru (atelier, secţie, fabrică, birou, serviciu, direcţie, departament etc.) şi atribuţiile (competenţele) lor, conlucrarea dintre ele şi raporturile cu conducerea persoanei juridice respective, circuitul intern al documentelor şi m0dul lor de avizare.
De altfel, cele de mai sus se concretizează în practică, în organigrama unităţii şi în statul de funcţii, anexe la acest regulament.
Pentru că Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţii stă la baza întocmirii fişelor de post, ansamblul acestora (statul de funcţii) se poate constitui şi într-o anexă a lui, aspect, de altfel, recomandabil.
Chiar dacă nu s-ar pune problema obligativităţii regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţii, oportunitatea sa este indiscutabilă - rezultă din interdependenţa sa cu regulamentul intern - din modul de organizare şi funcţionare a unităţii decurg, logic, regulile ce trebuie respectate în procesul muncii.
Regulamentul de organizare şi funcţionare este cunoscut şi sub denumirea de „manualul organizării” şi cuprinde două secţiuni.
În prima dintre acestea sunt cuprinse datele de identificare a firmei, profilul şi obiectul de activitate, organigrama generală, precum şi organismele de management participativ.
Cea de a doua secţiune se constituie într-o prezentare detaliată a principalelor subdiviziuni organizatorice ale firmei (departamente, compartimente, servicii şi birouri).
Descrierile de funcţii cuprind elementele definitorii pentru fiecare funcţie din organizaţie.
Acest regulament descrie atât modul cum este structurată o organizaţie cu compartimente, birouri, servicii, secţii, direcţii, agenţii, sucursale - cât și atribuţiile si competenţele acestor subunităţi, raporturile dintre ele, raporturile cu conducerea organizaţiei, felul cum se iau şi se aplică deciziile.
ROF este vital pentru stabilirea conţinutului fișelor posturilor. El oferă totodată toate informaţiile necesare redactării acestor fişe, prezentând în detaliu atribuţiile, competențele, nivelurile de autoritate, responsabilităţile și mecanismele de relaţii din organizaţie.
ROF este un instrument de conducere care descrie structura unei organizaţii, prezentând pe diferitele ei componente atribuţii, competenţe, niveluri de autoritate, responsabilităţi, mecanisme de relaţii.
Pentru a fi un instrument eficient de organizare şi conducere ROF trebuie să îndeplinească următoarele calităţi:
• să fie uşor de folosit ca instrument cadru de conducere;
• să conţină reglementări cuantificabile, cu elemente de evaluare concretă;
• să fie concis;
• să fie adaptat, mai ales prin conţinut, unor situaţii specifice;
• să permită valorificarea optimă a potenţialului uman;
• să fie perfectibil în raport cu schimbările ce se produc;
• să ofere elemente concrete de evaluare a performanţelor.
Construirea unui ROF trebuie să aibă la bază informaţiile relevante legate de modul de funcţionare al organizaţiei, gruparea şi analizarea informaţiilor împreună cu managerii, specialiştii şi persoanele implicate în activitatea organizaţiei.
În acest sens, instrumente de lucru pot fi: fişa de lucru pentru ROF, fişa compartimentului, fişa de atribuţii, fişa de sarcini individuale, etc.
Actualizarea ROF trebuie să se realizeze ori de câte ori este necesar. Pentru actualizare se pot folosi aceleaşi documente de lucru ca şi la întocmire, menţionate mai sus.
Structura organizatorică a organizaţiei este constituită din ansamblul persoanelor şi subdiviziunilor astfel organizate încât să asigure realizarea obiectivelor propuse.
Posturile din organizație sunt pietrele ce compun structurile organizatorice. Postul reprezintă cea mai simplă subdiviziune organizatorică a organizaţiei. El poate fi definit ca fiind ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor care revin unui angajat.
Postul este componența cea mai importantă a structurii. De modul în care se realizează analiza şi proiectarea acestora depinde de cele mai multe ori succesul unei organizaţii.
Componentele postului formează aşa-numitul ,,triunghi de aur’’ al organizării unei instituții.
Totalitatea posturilor care prezintă aceleaşi caracteristici formează o funcţie. Funcţiile pot fi de conducere sau de execuţie. Ponderea ierarhică o reprezintă numărul de salariaţi conduşi nemijlocit de un manager.
Acest număr poate varia de la 4-8 subalterni pentru un manager de pe nivelul superior până la 20-30 pentru unul de la baza piramidei organizaţionale.
Compartimentul reprezintă ansamblul persoanelor care efectuează sarcini omogene şi/sau complementare şi care contribuie la realizarea aceloraşi obiective şi care sunt subordonate nemijlocit unui manager.
Totalitatea subdiviziunilor organizatorice situate la aceeaşi distanţă de vârful piramidei organizatorice formează un nivel ierarhic.
Într-o organizaţie există de regulă trei niveluri manageriale: superior, de mijloc şi inferior.
Relaţiile organizatorice pot fi definite ca raporturile dintre celelalte subdiviziuni organizatorice instituite prin reglementări oficiale.
Așa cum am prezentat mai sus, acestea se divid în trei categorii: de autoritate, de cooperare şi de control.
Compartimentele de muncă sunt definite ca grupări de persoane cu atribuţii şi sarcini identice sau complementare cu caracter cvasistabil, subordonate unei unice autorităţi (şeful compartimentului), care acţionează în scopul realizării unor lucrări specifice şi care, de regulă, îşi desfăşoară activitatea într-un spaţiu dat.
Fiecare membru al grupării se supune, în egală măsură, autorităţii şefului de compartiment. În cadrul compartimentelor de bază, simple, subalternii au doar atribuţii de execuţie, supunându-se autorităţii şefului.
Conducătorul/şeful este deţinătorul autorităţii nivelului ierarhic al compartimentului de bază; acesta este abilitat să repartizeze sarcinile, să facă evaluări, să propună mijloace de stimulare sau sancţiuni pentru subordonaţi.
Conducătorul/şeful este răspunzător în faţa şefului ierarhic superior pentru toate activităţile desfăşurate în cadrul compartimentului şi pentru nivelul performanţelor înregistrate de către subordonaţi.
În cadrul compartimentelor complexe, unii dintre salariaţi se supun şefului direct iar alţii se supun superiorului acestuia care are atribuţii integratoare.
După anvergura autorităţii pe care o reprezintă conducătorii, compartimentele sunt funcţionale şi ierarhice.
Compartimentele funcţionale se caracterizează prin autoritatea pe care o au conducătorii acestora de a îndruma şi de a dirija procesele de muncă aflate în sfera lor de activitate.
Compartimentele ierarhice se caracterizează prin nivelul superior de autoritate; şefii acestor compartimente adoptă decizii privind activitatea eşaloanelor inferioare, dau ordine, coordonează, controlează şi evaluează, pe baza analizelor efectuate de lucrătorii din compartimentele respective.
Din punctul de vedere al formalismului relaţiilor, între compartimente se stabilesc legături formale, statuate prin ROF.
Aceste legături pun în evidenţă fluxurile de informaţii şi de resurse şi permit realizarea cooperării, în vederea realizării sarcinilor adoptate de organizaţie.
Legăturile informale sunt expresia socializării, muncii şi a solidarităţii umane.
Din punct de vedere funcţional, legăturile dintre compartimente sunt:
• de autoritate ierarhică (manager – subaltern, managerul transferând, după caz, autoritatea subordonatului);
• de autoritate funcţională (în vederea coordonării şi conducerii operative a proceselor);
• legături de cooperare.
Nivelurile ierarhice de distribuire a autorităţii sunt, evident, invers proporţionale cu numărul persoanelor aflate în diferite compartimente.
Pentru o structură standard, simplificată, la nivelul inferior se află compartimentele direct productive iar deasupra acestora se găsesc structurile care formează conducerea operativă.
Eşaloanele superioare sunt direcţiile de specialitate şi managerul general.
Înălţimea piramidei ierarhice este dată de numărul nivelurilor de conducere iar baza acesteia este proporţională cu numărul de salariaţi ai organizaţiei.
În ROF aşadar, sunt precizate atribuţiile şi conducerea fiecărui compartiment, birou, serviciu, secţie, direcţie, agenţie, unitate, sediu secundar, sucursală, cu sau fără personalitate juridică, etc.
De asemenea, trebuie precizat raportul dintre subunităţi și organismele de conducere din unitate, luarea deciziilor și aplicarea lor.
Referinte:
• "Curs Management” Conf. univ. dr. Vladimir-Codrin Ionescu;
• "Curs Dreptul muncii și securităţii sociale” Alexandru Ţiclea, Laura Georgescu, Ana Ștefănescu, Corneliu Benţe;
• Codul Muncii, republicat.
Toate drepturile de autor rezervate
Unitățile de învăţământ din România se organizează şi funcţionează în conformitate cu:
• legislaţia în vigoare;
• Regulamentul-cadru din 31 august 2020 aprobat prin OMEC nr. 5.447 din 31 august 2020, actualizat;
• propriul Regulament de organizare şi funcţionare;
• Regulamentul intern al unității școlare.
În cadrul sistemului de învăţământ, în toate unitățile de învățământ este aplicabil Regulamentul-cadru de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin OMEC nr. 5.447 din 31 august 2020, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 827 din 9 septembrie 2020.
Unităţile de învăţământ preuniversitar au obligația întocmirii propriului Regulament de organizare şi funcţionare, în baza:
• Regulamentului-cadru din 31 august 2020 aprobat prin OMEC nr. 5.447 din 31 august 2020, actualizat;
• actelor normative şi/sau administrative cu caracter normativ care reglementează drepturile şi obligaţiile beneficiarilor primari ai educaţiei şi ale personalului din unităţile de învăţământ;
• contractelor colective de muncă aplicabile.
Respectarea prevederilor Regulamentului-cadru de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar de către personalul didactic, didactic auxiliar, nedidactic şi elevi, este obligatorie.
Nerespectarea Regulamentului-cadru de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar constituie abatere şi se sancţionează conform prevederilor legale.
Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţii de învăţământ
Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţii de învăţământ conţine reglementări cu caracter general, în funcţie de tipul acesteia, precum şi reglementări specifice fiecărei unităţi de învăţământ, în conformitate cu prevederile legale în vigoare.
Proiectul regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţii de învăţământ se elaborează de către un colectiv de lucru, coordonat de un cadru didactic.
Din colectivul de lucru, numit prin hotărârea consiliului de administraţie, fac parte şi reprezentanţi ai organizaţiilor sindicale, ai părinţilor şi ai elevilor desemnaţi de către consiliul reprezentativ al părinţilor/asociaţia părinţilor, respectiv de consiliul şcolar al elevilor.
Proiectul regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţii de învăţământ, precum şi modificările ulterioare ale acestuia se supun spre dezbatere în consiliul reprezentativ al părinţilor şi asociaţiei părinţilor, acolo unde există, în consiliul şcolar al elevilor şi în consiliul profesoral, la care participă cu drept de vot şi personalul didactic auxiliar şi nedidactic.
Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţii de învăţământ, precum şi modificările ulterioare ale acestuia se aprobă, prin hotărâre, de către consiliul de administraţie.
După aprobare, regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţii de învăţământ se înregistrează la secretariatul unităţii.
Pentru aducerea la cunoştinţa personalului unităţii de învăţământ, a părinţilor şi a elevilor, regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţii de învăţământ se afişează pe site-ul unităţii de învăţământ.
Educatoarele/Învăţătorii/Institutorii/Profesorii pentru învăţământul preşcolar/primar/Profesorii diriginţi au obligaţia de a prezenta la începutul fiecărui an şcolar elevilor şi părinţilor regulamentul de organizare şi funcţionare al unităţii de învăţământ.
Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţii de învăţământ poate fi revizuit anual sau ori de câte ori este nevoie.
Respectarea prevederilor regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţii de învăţământ este obligatorie.
Nerespectarea regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţii de învăţământ constituie abatere şi se sancţionează conform prevederilor legale.
Regulamentul intern al unităţii de învăţământ
Regulamentul intern al unităţii de învăţământ (RI) conţine dispoziţiile obligatorii prevăzute la art. 242 din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi în contractele colective de muncă aplicabile.
RI se aprobă prin hotărâre a consiliului de administraţie, după consultarea reprezentanţilor organizaţiilor sindicale care au membri în unitatea de învăţământ, afiliate la federaţiile sindicale reprezentative la nivel de sector de activitate învăţământ preuniversitar.
Regulamentul de ordine interioară
La data de 3 octombrie 2020, Codul Muncii a fost modificat de Legea nr. 213 din 30 septembrie 2020, publicată în Monitorul Oficial nr. 893 din 30 septembrie 2020.
În urma modificării, a fost completată structura Regulamentului intern al unei organizații prin aducerea obligativității existenței procedurii de soluţionare pe cale amiabilă a conflictelor individuale de muncă, alături de procedura de soluţionare a cererilor sau a reclamaţiilor individuale ale salariaţilor.
Regulamentul de ordine interioară (ROI) este un izvor specific al dreptului muncii care reglementează în mod concret, în baza legislației muncii şi problemele de ordin disciplinar din cadrul unităţii respective.
Regulamentul intern este documentul unei organizaţii care se întocmeste de către angajator, cu consultarea sindicatului sau a reprezentanţilor salariaţilor, se întocmește şi se aprobă de către conducerea organizaţiei şi este afişat în mod obligatoriu în cadrul unităţii respective.
Cu toate că legislația muncii l-a denumit Regulament intern (RI), consider că denumirea stabilită prin legislaţia muncii este improprie deoarece orice regulament al unei organizaţii este intern, inclusiv Regulamentul de organizare şi funcționare (ROF).
ROF cuprinde în principal detalierea structurii organizaţiei și nu trebuie confundat cu RI.
Regulamentul intern, conform Codului muncii reprezintă actul intern al unei organizaţii prin care se stabilesc, în conformitate cu prevederile legale, îndatoririle salariaţilor, măsurile ce se impun în vederea organizării muncii și asigurării disciplinei muncii, recompensele și sancţiunile, modul de cercetare al abaterilor disciplinare şi procedura aplicării sancţiunilor disciplinare.
Aceste prevederi sunt obligatorii atât pentru salariaţi, voluntari cât şi pentru părinţi, elevi, ucenici şi persoane delegate/detaşate în organizaţie și chiar și pentru angajator.
Angajatorul are obligaţia de informare a salariaților și persoanelor mai sus menționate cu privire la conținutul regulamentului intern.
Modul concret de informare a fiecărui salariat cu privire la conţinutul regulamentului intern se stabileşte prin contractul colectiv de muncă aplicabil sau, după caz, prin conţinutul regulamentului intern.
Orice modificare ce intervine în conţinutul regulamentului intern este supusă procedurilor de informare prevăzute la art. 243 din Codului Muncii actual.
Orice salariat interesat poate sesiza angajatorul cu privire la dispoziţiile regulamentului intern, în măsura în care face dovada încălcării unui drept al său.
Controlul legalităţii dispoziţiilor cuprinse în regulamentul intern este de competenţa instanţelor judecătoreşti, care pot fi sesizate în termen de 30 de zile de la data comunicării de către angajator a modului de soluţionare a sesizării formulate potrivit articolul 245, alin. (1) din Codului Muncii actual.
În cazul angajatorilor nou înființați, conducerea are obligația adoptării regulamentului în termenul de 60 de zile, termen ce începe să curgă de la data dobândirii personalității juridice. În cadrul termenului de angajator intră chiar și organizațiile non-guvernamentale ( asociații și fundații).
Odată adoptat și publicat, regulamentul intern produce efecte obligatorii.
Atentie: Angajatorul are obligația de a lua orice măsuri necesare în scopul prevenirii si combaterii actelor de hârțuire morală la locul de muncă, inclusiv prin prevederea în regulamentul intern al unității de sancțiuni disciplinare pentru angajații care săvârșesc acte sau fapte de hărțuire morală la locul de muncă.
Neîndeplinirea de către angajator a acestor obligații constituie contravenție si se sancționează cu amenda de la 30.000 lei la 50.000 lei (a se vedea art.2 alin.(5^5) si art.26 alin.(1^2) lit.a) din O.G. nr.137/2000, republicată).
Regulamentul intern, potrivit Codului Muncii actual, poate cuprinde următoarele categorii de dispoziții:
• Dispoziții generale
• Încheierea, executarea, modificarea, suspendarea si încetarea contractului individual de muncă
• Drepturile si obligațiile angajatorului si ale salariaților
• Reguli privind protecția, igiena si securitatea în muncă în cadrul unității
• Reguli privind respectarea principiului nediscriminării si al înlăturării oricărei forme de încălcare a demnității
• Reguli concrete privind disciplina muncii în cadrul angajatorului
• Reguli referitoare la procedura disciplinară, abaterile disciplinare si sancțiunile aplicabile
• Măsuri de protecție sociala reglementate de O.U.G. nr. 96/2003, actualizată
• Măsuri în scopul prevenirii si combaterii actelor de hârțuire morală la locul de munca reglementate de O.G. nr. 137 / 2000, republicată
• Procedura de soluționare pe cale amiabilă a conflictelor individuale de muncă
• Procedura de soluționare a cererilor sau reclamațiilor individuale ale salariaților
• Criteriile si procedurile de evaluare profesională a salariaților
• Modalitățile de aplicare a altor dispoziții legale sau contractuale specifice
• Protecția datelor cu caracter personal
• Regimul muncii de acasă/telemuncă
• Dispoziții finale
Regulamentul intern poate cuprinde și prevederi specifice. Spre exemplu, în domeniul şcolar, regulamentul intern poate cuprinde prevederi privind:
• accesul, paza şi siguranța în școli
• prevenirea şi combaterea traficului şi consumului ilicit de droguri
• proceduri de monitorizare permanentă privind prevenirea introducerii şi comercializării produselor etnobotanice în perimetrul școlii
• reguli privind părăsirea unităţii şcolare de către elevi, în mod organizat, în timpul orelor de curs
• reglementarea programului after school, step by step
• regimul muncii de acasă/telemuncă prin predarea on line
• diverse proceduri specifice.
Regulamentul de organizare și fucționare. Generalități privind structura și funcționarea unei organizații
Să nu uităm că noi, ca indivizi, cu toții facem parte din diverse organizații; ne naștem, trăim și murim în cadrul unor organizații.
Organizațiile sunt sisteme complexe, bazate în primul rând pe unitatea unei grupări umane, care marșează spre același punct împreună, având ca obiectiv comun îndeplinirea scopului propus.
Cu cât rezultatul este vizibil mai curând cu atât vom spune despre aceasta organizație ca si-a optimizat resursele într-o manieră eficientă.
Organizarea şi funcţionarea unei organizații implică printre altele:
• stabilirea atribuţiilor întregii organizației şi departajarea acestora pe criterii comparabile prin stabilirea unor structuri organizatorice (compartimente, birouri), în regulamentul de organizare şi funcţionare;
• stabilirea unor criterii de performanţă pe unitate şi pe fiecare structură organizatorică;
• stabilirea cantităţii/normei de muncă pe unitate şi pe fiecare structură organizatorică în raport cu cerinţele de performanţă;
• exprimarea adecvată a normelor de muncă, „în funcţie de caracteristicile procesului de producţie sau de alte activităţi ce se normează”, „sub formă de norme de timp, norme de producţie” etc. şi pentru toţi salariaţii;
• exprimarea adecvată a salarizării – în acord sau în regie – după cum a fost exprimată norma de muncă pentru diferite posturi;
• identificarea necesarului de posturi pe unitate;
• proiectarea fişelor de post;
• asigurarea permanentă (exclusiv de către angajator) a condiţiilor tehnice şi organizatorice avute în vedere la elaborarea normelor de muncă, precum şi la stabilirea criteriilor de performanţă în raport cu acestea;
• organizarea şi conducerea activităţii unităţii din perspectiva unor reguli clare în regulamentul de organizare şi funcţionare şi în regulamentul intern, a unui climat de lucru şi de conducere adecvat performanţei şi sănătăţii fizice şi psihice în muncă.
Mediul intern al organizației reunește totalitatea factorilor care influențează în mod direct activitatea organizației. Mediul intern cuprinde:
• resursele organizației;
• organizarea internă (structura organizatorică a firmei şi subsistemul informaţional);
• managementul superior;
• mixul de marketing (piaţă, produs, promovare, preţ).
Sistemul organizatoric al unei unități reuneşte două categorii principale de organizare:
• organizarea formală;
• organizarea informală.
Organizarea formală reuneşte totalitatea elementelor organizatorice stabilite de managementul organizaţiei şi consemnate în documente cum ar fi:
• regulamentul de organizare şi funcţionare;
• organigramele;
• descrierile de funcţii şi descrierile de posturi.
Organizarea formală este structurată pe două coordonate:
• organizarea procesuală;
• organizarea structurală.
Organizarea procesuală cuprinde:
• funcţiuni;
• activităţi;
• atribuţii;
• sarcini.
Organizarea structurală se reflectă în structura organizatorică a firmei şi are în componenţă următoarele elemente:
• postul;
• funcţia;
• nivelul ierarhic;
• compartimentul;
• ponderea ierarhică;
• relaţiile organizatorice.
Organizarea informală este asociată organizării formale şi se referă la contactele şi interacţiunile umane cu caracter organizatoric care apar şi se dezvoltă în mod spontan şi natural între membrii unei organizaţii.
Relaţiile organizatorice surprind raporturile care se stabilesc între posturi, funcţii şi compartimente existente într-o organizaţie.
Relaţiile organizatorice pot fi:
• relaţii de autoritate;
• relaţii de cooperare;
• relaţii de control.
Relaţiile de autoritate pot fi, la rândul lor:
• relaţii ierarhice;
• relaţii funcţionale;
• relaţii de stat major.
Relaţiile ierarhice se stabilesc între titularii posturilor manageriale şi cei ai posturilor de execuţie, precum şi între titularii unor posturi manageriale situate pe niveluri ierarhice diferite.
Relaţiile funcţionale se stabilesc între două compartimente ale firmei, unul dintre acestea având autoritate funcţională asupra celuilalt şi se concretizează în transmiterea de indicaţii şi proceduri din domeniul său de activitate.
Relaţiile de stat major apar atunci când unor persoane sau grupuri de persoane li se deleagă de către un manager sarcina soluţionării unor probleme care afectează obiectivele unuia sau mai multor compartimente.
Relaţiile de cooperare se stabilesc între posturi situate pe acelaşi nivel ierarhic, care aparţin însă unor compartimente diferite. Acest tip de relaţii organizatorice facilitează soluţionarea operativă a unor probleme ce apar în firmă cu o anumită periodicitate.
Relaţiile de control se stabilesc între două compartimente, unul dintre acestea având competenţă de control asupra celuilalt (spre exemplu, relaţia dinte compartimentul tehnic al calităţii produselor şi o secţie de fabricaţie).
Principalele documente de formalizare a structurii organizatorice sunt:
• regulamentul de organizare şi funcţionare;
• organigrama;
• descrierile de funcţii;
• descrierile de posturi.
Organigrama este o reprezentare grafică a structurii organizatorice cu ajutorul anumitor simboluri şi pe baza unor reguli specifice.
Organizaţiile utilizează trei tipuri principale de organigrame:
• organigrame piramidale (cel mai frecvent folosite);
• organigrame ordonate de la stânga la dreapta;
• organigrame circulare.
Descrierile de funcţii cuprind elementele definitorii pentru fiecare funcţie din organizaţie. O descriere de funcţie cuprinde:
• denumirea funcţiei;
• obiectivele funcţiei;
• principalele relaţii organizatorice stabilite între funcţia respectivă şi celelalte funcţii din organizaţie.
Descrierile de posturi cuprind:
• denumirea posturilor;
• obiectivele individuale ale posturilor;
• sarcinile, competenţele şi responsabilităţile circumscrise posturilor;
• cerinţele specifice ale posturilor.
Descrierea de funcţie cuprinde:
• denumirea funcţiei;
• obiectivele funcţiei;
• principalele relaţii organizatorice stabilite între funcţia respectivă şi celelalte funcţii din organizaţie.
Descrierile de posturi cuprind:
• denumirea posturilor;
• obiectivele individuale ale posturilor;
• sarcinile, competenţele şi responsabilităţile circumscrise posturilor;
• cerinţele specifice ale posturilor.
Regulamentul intern al unei organizații
Codul muncii reglementează, expres, doar problematica regulamentului intern (art. 241- 246), ca şi act obligatoriu, nu şi a regulamentului de organizare şi funcţionare.
Regulamentul de ordine interioară (ROI) este un izvor specific al dreptului muncii care reglementează în mod concret, în baza legislației muncii şi problemele de ordin disciplinar din cadrul unităţii respective.
Regulamentul intern (sau Regulamentul de ordine interioară) este documentul unei organizaţii care se întocmește de către angajator, cu consultarea sindicatului sau a reprezentanţilor salariaţilor, se întocmește şi se aprobă de către conducerea organizaţiei şi este afişat în mod obligatoriu în cadrul unităţii respective.
Regulamentul intern (descris aici), conform Codului muncii reprezintă actul intern al unei organizaţii prin care se stabilesc, în conformitate cu prevederile legale, îndatoririle salariaţilor, măsurile ce se impun în vederea organizării muncii și asigurării disciplinei muncii, recompensele și sancţiunile, modul de cercetare al abaterilor disciplinare şi procedura aplicării sancţiunilor disciplinare.
Regulamentul de organizare şi funcţionare
Regulamentul de organizare şi funcţionare (ROF) cuprinde în principal detalierea structurii organizaţiei și nu trebuie confundat cu Regulamentul intern.
Din analiza art. 40 alin. (1) lit. a) din Codul muncii (şi nu numai) rezultă, însă, şi obligativitatea întocmirii Regulamentului de organizare şi funcţionare.
In unităţile de stat, ROF se stabileşte prin act normativ, fiind reglementat expres.
Angajatorul privat are dreptul, nu obligaţia întocmirii acestuia, iar inspectorul de muncă nu va putea pretinde prezentarea acestui document şi nu va putea sancţiona angajatorul care nu l-a elaborat.
Totuşi, întocmirea ROF poate fi extrem de utilă, îndeosebi în cazul companiilor de dimensiuni medii şi mari, deoarece:
• fundamentează fişele posturilor;
• cuprinde statul de funcţii şi organigrama organizaţiei;
• va putea fi folosit în ipoteza unei concedieri colective, pentru identificarea posturilor care se desfiinţează;
• reprezintă expresia personalităţii juridice a angajatorului.
Regulamentul de organizare şi funcţionare este cunoscut şi sub denumirea de „manualul organizării” şi cuprinde două secţiuni.
În prima dintre acestea sunt cuprinse datele de identificare a firmei, profilul şi obiectul de activitate, organigrama generală, precum şi organismele de management participativ.
Cea de a doua secţiune se constituie într-o prezentare detaliată a principalelor subdiviziuni organizatorice ale firmei (departamente, compartimente, servicii şi birouri).
ROF priveşte mai puţin raportul dintre angajator și salariaţi, ci vizează mai mult structura internă a unităţii angajatoare.
Prin ROF se stabilesc, potrivit prevederilor legale, structura generală a unităţii, compartimentele de lucru (atelier, secţie, fabrică, birou, serviciu, direcţie, departament etc.) şi atribuţiile (competenţele) lor, conlucrarea dintre ele şi raporturile cu conducerea persoanei juridice respective, circuitul intern al documentelor şi m0dul lor de avizare.
De altfel, cele de mai sus se concretizează în practică, în organigrama unităţii şi în statul de funcţii, anexe la acest regulament.
Pentru că Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţii stă la baza întocmirii fişelor de post, ansamblul acestora (statul de funcţii) se poate constitui şi într-o anexă a lui, aspect, de altfel, recomandabil.
Chiar dacă nu s-ar pune problema obligativităţii regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţii, oportunitatea sa este indiscutabilă - rezultă din interdependenţa sa cu regulamentul intern - din modul de organizare şi funcţionare a unităţii decurg, logic, regulile ce trebuie respectate în procesul muncii.
Regulamentul de organizare şi funcţionare este cunoscut şi sub denumirea de „manualul organizării” şi cuprinde două secţiuni.
În prima dintre acestea sunt cuprinse datele de identificare a firmei, profilul şi obiectul de activitate, organigrama generală, precum şi organismele de management participativ.
Cea de a doua secţiune se constituie într-o prezentare detaliată a principalelor subdiviziuni organizatorice ale firmei (departamente, compartimente, servicii şi birouri).
Descrierile de funcţii cuprind elementele definitorii pentru fiecare funcţie din organizaţie.
Acest regulament descrie atât modul cum este structurată o organizaţie cu compartimente, birouri, servicii, secţii, direcţii, agenţii, sucursale - cât și atribuţiile si competenţele acestor subunităţi, raporturile dintre ele, raporturile cu conducerea organizaţiei, felul cum se iau şi se aplică deciziile.
ROF este vital pentru stabilirea conţinutului fișelor posturilor. El oferă totodată toate informaţiile necesare redactării acestor fişe, prezentând în detaliu atribuţiile, competențele, nivelurile de autoritate, responsabilităţile și mecanismele de relaţii din organizaţie.
ROF este un instrument de conducere care descrie structura unei organizaţii, prezentând pe diferitele ei componente atribuţii, competenţe, niveluri de autoritate, responsabilităţi, mecanisme de relaţii.
Pentru a fi un instrument eficient de organizare şi conducere ROF trebuie să îndeplinească următoarele calităţi:
• să fie uşor de folosit ca instrument cadru de conducere;
• să conţină reglementări cuantificabile, cu elemente de evaluare concretă;
• să fie concis;
• să fie adaptat, mai ales prin conţinut, unor situaţii specifice;
• să permită valorificarea optimă a potenţialului uman;
• să fie perfectibil în raport cu schimbările ce se produc;
• să ofere elemente concrete de evaluare a performanţelor.
Construirea unui ROF trebuie să aibă la bază informaţiile relevante legate de modul de funcţionare al organizaţiei, gruparea şi analizarea informaţiilor împreună cu managerii, specialiştii şi persoanele implicate în activitatea organizaţiei.
În acest sens, instrumente de lucru pot fi: fişa de lucru pentru ROF, fişa compartimentului, fişa de atribuţii, fişa de sarcini individuale, etc.
Actualizarea ROF trebuie să se realizeze ori de câte ori este necesar. Pentru actualizare se pot folosi aceleaşi documente de lucru ca şi la întocmire, menţionate mai sus.
Structura organizatorică a organizaţiei este constituită din ansamblul persoanelor şi subdiviziunilor astfel organizate încât să asigure realizarea obiectivelor propuse.
Posturile din organizație sunt pietrele ce compun structurile organizatorice. Postul reprezintă cea mai simplă subdiviziune organizatorică a organizaţiei. El poate fi definit ca fiind ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor care revin unui angajat.
Postul este componența cea mai importantă a structurii. De modul în care se realizează analiza şi proiectarea acestora depinde de cele mai multe ori succesul unei organizaţii.
Componentele postului formează aşa-numitul ,,triunghi de aur’’ al organizării unei instituții.
Totalitatea posturilor care prezintă aceleaşi caracteristici formează o funcţie. Funcţiile pot fi de conducere sau de execuţie. Ponderea ierarhică o reprezintă numărul de salariaţi conduşi nemijlocit de un manager.
Acest număr poate varia de la 4-8 subalterni pentru un manager de pe nivelul superior până la 20-30 pentru unul de la baza piramidei organizaţionale.
Compartimentul reprezintă ansamblul persoanelor care efectuează sarcini omogene şi/sau complementare şi care contribuie la realizarea aceloraşi obiective şi care sunt subordonate nemijlocit unui manager.
Totalitatea subdiviziunilor organizatorice situate la aceeaşi distanţă de vârful piramidei organizatorice formează un nivel ierarhic.
Într-o organizaţie există de regulă trei niveluri manageriale: superior, de mijloc şi inferior.
Relaţiile organizatorice pot fi definite ca raporturile dintre celelalte subdiviziuni organizatorice instituite prin reglementări oficiale.
Așa cum am prezentat mai sus, acestea se divid în trei categorii: de autoritate, de cooperare şi de control.
Compartimentele de muncă sunt definite ca grupări de persoane cu atribuţii şi sarcini identice sau complementare cu caracter cvasistabil, subordonate unei unice autorităţi (şeful compartimentului), care acţionează în scopul realizării unor lucrări specifice şi care, de regulă, îşi desfăşoară activitatea într-un spaţiu dat.
Fiecare membru al grupării se supune, în egală măsură, autorităţii şefului de compartiment. În cadrul compartimentelor de bază, simple, subalternii au doar atribuţii de execuţie, supunându-se autorităţii şefului.
Conducătorul/şeful este deţinătorul autorităţii nivelului ierarhic al compartimentului de bază; acesta este abilitat să repartizeze sarcinile, să facă evaluări, să propună mijloace de stimulare sau sancţiuni pentru subordonaţi.
Conducătorul/şeful este răspunzător în faţa şefului ierarhic superior pentru toate activităţile desfăşurate în cadrul compartimentului şi pentru nivelul performanţelor înregistrate de către subordonaţi.
În cadrul compartimentelor complexe, unii dintre salariaţi se supun şefului direct iar alţii se supun superiorului acestuia care are atribuţii integratoare.
După anvergura autorităţii pe care o reprezintă conducătorii, compartimentele sunt funcţionale şi ierarhice.
Compartimentele funcţionale se caracterizează prin autoritatea pe care o au conducătorii acestora de a îndruma şi de a dirija procesele de muncă aflate în sfera lor de activitate.
Compartimentele ierarhice se caracterizează prin nivelul superior de autoritate; şefii acestor compartimente adoptă decizii privind activitatea eşaloanelor inferioare, dau ordine, coordonează, controlează şi evaluează, pe baza analizelor efectuate de lucrătorii din compartimentele respective.
Din punctul de vedere al formalismului relaţiilor, între compartimente se stabilesc legături formale, statuate prin ROF.
Aceste legături pun în evidenţă fluxurile de informaţii şi de resurse şi permit realizarea cooperării, în vederea realizării sarcinilor adoptate de organizaţie.
Legăturile informale sunt expresia socializării, muncii şi a solidarităţii umane.
Din punct de vedere funcţional, legăturile dintre compartimente sunt:
• de autoritate ierarhică (manager – subaltern, managerul transferând, după caz, autoritatea subordonatului);
• de autoritate funcţională (în vederea coordonării şi conducerii operative a proceselor);
• legături de cooperare.
Nivelurile ierarhice de distribuire a autorităţii sunt, evident, invers proporţionale cu numărul persoanelor aflate în diferite compartimente.
Pentru o structură standard, simplificată, la nivelul inferior se află compartimentele direct productive iar deasupra acestora se găsesc structurile care formează conducerea operativă.
Eşaloanele superioare sunt direcţiile de specialitate şi managerul general.
Înălţimea piramidei ierarhice este dată de numărul nivelurilor de conducere iar baza acesteia este proporţională cu numărul de salariaţi ai organizaţiei.
În ROF aşadar, sunt precizate atribuţiile şi conducerea fiecărui compartiment, birou, serviciu, secţie, direcţie, agenţie, unitate, sediu secundar, sucursală, cu sau fără personalitate juridică, etc.
De asemenea, trebuie precizat raportul dintre subunităţi și organismele de conducere din unitate, luarea deciziilor și aplicarea lor.
Referinte:
• "Curs Management” Conf. univ. dr. Vladimir-Codrin Ionescu;
• "Curs Dreptul muncii și securităţii sociale” Alexandru Ţiclea, Laura Georgescu, Ana Ștefănescu, Corneliu Benţe;
• Codul Muncii, republicat.
Toate drepturile de autor rezervate