Despre proceduri

[Consilier juridic]

Standardul 9 – Proceduri

 Definiții:

Procedură documentată - modul specific de realizare a unei activităţi sau a unui proces, editat pe suport hârtie sau în format electronic; procedurile documentate pot fi proceduri de sistem şi proceduri operaţionale.
Procedură operaţională (procedură de lucru) - procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate, fără aplicabilitate la nivelul întregii entităţi publice.
Procedura de sistem (procedură generală) - descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul entităţii publice aplicabil/aplicabilă majorităţii sau tuturor compartimentelor dintr-o entitate publică.


  9.1. Descrierea standardului
  Conducerea entităţii publice asigură elaborarea procedurilor documentate într-un mod unitar pentru procesele majore sau activităţile semnificative desfăşurate în cadrul entităţii şi le aduce la cunoştinţă personalului implicat.
  9.2. Cerinţe generale
  9.2.1. Conducerea entităţii publice se asigură că pentru procesele şi activităţile, declarate procedurale, există o documentaţie adecvată şi că operaţiunile sunt consemnate în proceduri documentate.
  9.2.2. Pentru ca procedurile să devină instrumente eficace de control intern, acestea trebuie:
  - să fie precizate în documente scrise (proceduri documentate);
  – să se refere la toate procesele şi activităţile importante;
  – să asigure o separare corectă a funcţiilor de iniţiere, verificare, avizare şi aprobare a operaţiunilor;
  – să fie simple, complete, precise şi adaptate proceselor şi activităţii procedurale;
  – să fie actualizate în permanenţă;
  – să fie aduse la cunoştinţă personalului implicat.
  9.2.3. Procedurile documentate elaborate trebuie să fie în conformitate cu structura prevăzută în anexa nr. 2 şi/sau cu o procedură de sistem privind elaborarea procedurilor la nivelul entităţii publice.
  9.2.4. Procedurile trebuie să asigure o separare a funcţiilor de iniţiere, realizare, verificare, avizare şi aprobare a operaţiunilor, astfel încât acestea să fie încredinţate unor persoane diferite. În acest mod se reduce considerabil riscul de apariţie a erorilor, fraudelor, încălcării legislaţiei, precum şi riscul de nedetectare a problemelor pe fluxul unui proces sau al unei activităţi.
  9.2.5. Conducătorii entităţilor publice în care, din cauza numărului mic de salariaţi, se limitează posibilitatea de aplicare a separării atribuţiilor şi responsabilităţilor trebuie să fie conştienţi de apariţia riscurilor menţionate anterior şi să compenseze această limitare prin măsuri de control suplimentare implementate pe fluxul proceselor sau activităţilor procedurale.
  9.2.6. În entităţile publice, accesul la resurse, precum şi protejarea şi folosirea corectă a acestora se reglementează prin acte administrative, care se aduc la cunoştinţa salariaţilor. Restrângerea accesului la resurse reduce riscul utilizării inadecvate a acestora.
  9.2.7. Conducerea entităţii publice se asigură că, pentru toate situaţiile în care din cauza unor circumstanţe deosebite apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor. Circumstanţele şi modul de gestionare a situaţiilor de abatere de la politicile şi procedurile existente se analizează periodic, în vederea desprinderii unor concluzii de bună practică pentru viitor, ce urmează a fi formalizate.
  9.3. Referinţe principale:
  - Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor agenţilor economici, autorităţilor sau instituţiilor publice, cu modificările ulterioare;
  – Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
  – Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi necorporale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
  – Legea nr. 213/1998 privind bunurile proprietate publică, cu modificările şi completările ulterioare;
  – Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu modificările şi completările ulterioare;
  – Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;
  – Legea nr. 273/2006privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare;
  – legile bugetare anuale;
  – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare la nivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare;
  – Hotărârea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fără plată şi de valorificare a bunurilor aparţinând instituţiilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;
  – Hotărârea Guvernului nr. 781/2002 privind protecţia informaţiilor secrete de serviciu;
  – Hotărârea Guvernului nr. 1.151/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de organizare şi exercitare a controlului financiar de gestiune;
  – Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
  – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
  – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările şi completările ulterioare;
  – Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 94/2011 privind organizarea şi funcţionarea inspecţiei economico-financiare, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 107/2012, cu modificările ulterioare;
  – Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu modificările şi completările ulterioare;
  – Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.235/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobată cu modificări prin Legea nr. 201/2003, cu modificările şi completările ulterioare;
  – Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de încasare şi utilizare a fondurilor băneşti primite sub forma donaţiilor şi sponsorizărilor de către instituţiile publice;
  – Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii;
  – Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.718/2011 pentru aprobarea Precizărilor privind întocmirea şi actualizarea inventarului centralizat al bunurilor din domeniul public al statului;
  – Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv şi a Codului specificde norme profesionale pentru persoanele care desfăşoară activitatea de control financiar preventiv propriu, republicat, cu modificările ulterioare.

ANEXA 2 PROCEDURA DOCUMENTATĂ

  Procedura documentată trebuie să conţină următoarele componente structurale minimale:
  • Pagina de gardă
  • Cuprins
  • Scop
  • Domeniu de aplicare
  • Documente de referinţă
  • Definiţii şi abrevieri
  • Descrierea activităţii sau procesului
  • Responsabilităţi
  • Formular de evidenţă a modificărilor
  • Formular de analiză a procedurii
  • Formularul de distribuire/difuzare
  • Anexe, inclusiv diagrama de proces.
  Precizări
  1. Prin această structură minimală se asigură conformitatea cu cerinţele şi liniile directoare prevăzute şi de alte sisteme, precum sistemul de management al calităţii, sistemul de management de mediu, sistemul de management al securităţii etc.
  2. Modelul procedurii (forma tipărită sau electronică, cartuşul, sistemul de codificare, modul de redactare etc.) se va defini de către entitatea publică în cadrul unei proceduri de sistem privind „elaborarea procedurilor“ sau se va utiliza un model prevăzut în ghiduri sau alte instrumente dedicate modului de elaborare a procedurilor, cu precizarea că la nivelul entităţii publice este obligatorie utilizarea aceluiaşi model de procedură.
  3. Fiecare entitate publică îşi poate adapta pagina de gardă sau modul de elaborare, verificare, avizare şi aprobare în funcţie de specificul acesteia şi de procedurile şi regulamentele interne de organizare şi funcţionare.
  4. Astfel, pentru operativitate, pe pagina de gardă pot exista semnăturile persoanelor care elaborează, verifică, avizează şi aprobă procedurile, dar poate să existe şi o listă a responsabililor cu aceste operaţiuni în cadrul procedurilor elaborate.
  Pagina de gardă - respectiv prima pagină a procedurii include:
  • denumirea entităţii publice; opţional se poate insera şi sigla entităţii publice;
  • „Aprob“ - funcţia, numele şi prenumele persoanei care aprobă procedura; conducătorul entităţii publice sau, după caz, persoana desemnată în conformitate cu procedura proprie;
  • denumirea procedurii de sistem sau operaţionale;
  • codul procedurii PS/PO; în cazul procedurilor de sistem codul este alocat de secretariatul tehnic al Comisiei de monitorizare, iar pentru procedurile operaţionale codificarea este realizată la nivelul compartimentelor;
  • ediţia şi revizia;
  • data la care a fost aprobată procedura;
  • „Avizat“ - preşedintele Comisiei de monitorizare - nume, prenume şi semnătură;
  • „Verificat“ - funcţia conducătorului compartimentului - nume, prenume şi semnătură;
  • „Elaborat“ - nume, prenume şi semnătură;
  • paginare procedură.
  Cuprins - include o listă cu toate elementele componente ale procedurii.
  Scopul procedurii - este de a preciza utilitatea acesteia şi de a descrie etapele care trebuie parcurse pentru executarea unei activităţi sau a unui proces la nivelul unui compartiment, dacă ne referim la o procedură operaţională, sau a unui proces complex, în cazul unei proceduri de sistem.
  Domeniul de aplicare - defineşte acţiunile specifice pentru care se aplică procedura, delimitează explicit activitatea procedurală în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate la nivelul compartimentului sau entităţii şi precizează compartimentul/compartimentele care va/vor implementa procedura în cazul procedurii operaţionale sau precizează aplicabilitatea procedurii la nivelul întregii entităţi publice pentru procedurile de sistem.
  Documente de referinţă - priveşte în special enumerarea documentelor cu rol de reglementare referitoare la activitatea procedurală.
  Documentele de referinţă evidenţiate în cadrul unei proceduri sunt, după caz, următoarele: reglementări internaţionale, legislaţie primară, legislaţie secundară, alte reglementări interne ale entităţii publice.
  Definiţii şi abrevieri - dezvoltă acei termeni folosiţi cu cea mai mare frecvenţă în textul procedurii, conform definiţiilor din standarde, documentaţii tehnice etc., necesari pentru înţelegerea conţinutului procedurii, precum şi pentru explicitarea prescurtărilor utilizate.
  Descrierea procedurii - cuprinde modul cum trebuie desfăşurată activitatea sau procesul în succesiune logică, atribuţiile şi sarcinile factorilor implicaţi, resursele utilizate (după caz), respectiv termenele de realizare; această componentă reprezintă esenţa procedurii.
  Responsabilităţi - se urmăreşte identificarea tuturor acţiunilor care au legătură cu procesul/activitatea şi stabilirea acestora pe compartimentele cărora le revin responsabilităţile şi/sau, după caz, răspunderile faţă de acestea, prin nominalizarea personalului implicat în activitatea procedurală; se recomandă cuprinderea acţiunilor în ordinea logică a desfăşurării lor şi a compartimentelor sau responsabililor, în ordinea intervenţiei în activitatea procedurală.
  Formular evidenţă modificări - procedura este supusă permanent monitorizării şi după caz, actualizării, prin revizii sau prin elaborarea de noi ediţii. Pentru aceasta se utilizează un formular care include un set minimal de specificaţii, precum: numărul şi data ediţiei, numărul şi data reviziei, numărul paginii unde s-a efectuat modificarea, descrierea modificării şi avizul conducătorului compartimentului în cadrul căruia s-a elaborat procedura.
  Formular analiză procedură - procedura se aplică fie la nivelul întregii entităţi publice, în cazul procedurii de sistem, fie la nivelul unui compartiment sau mai multor compartimente, în cazul procedurii operaţionale.
  În acest sens, pentru evitarea situaţiilor în care procedura poate deveni neaplicabilă, pentru eliminarea confuziei responsabilităţilor sau pentru eliminarea unor potenţiale erori în procesul de implementare a procedurii, este utilă consultarea compartimentelor implicate în aplicarea (implementarea) procedurii.
  Pentru aceasta, anterior intrării în vigoare a procedurii şi difuzării acesteia, procedura se transmite spre analiză compartimentelor implicate, în vederea exprimării unui punct de vedere. Această etapă de analiză a procedurii se gestionează unitar de către compartimentul iniţiator, toate datele fiind centralizate într-un formular de analiză a procedurii ce include: denumirea compartimentului care exprimă punctul de vedere, numele şi prenumele conducătorului şi înlocuitorului de drept al acestuia, avizul favorabil ce presupune data şi semnătura sau cel nefavorabil cu precizarea explicită a observaţiilor la procedură; ulterior, procedura se transmite secretariatului tehnic al Comisiei de monitorizare care analizează conformitatea structurii procedurii cu prevederile Ordinului secretarului general al Guvernului pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice sau cu reglementările interne.
  Formular distribuire procedură - după aprobarea procedurii, aceasta se distribuie compartimentelor implicate sau tuturor compartimentelor, în funcţie de tipul procedurii, inclusiv secretariatului tehnic al Comisiei de monitorizare.
  Datele de identificare ale compartimentului care primeşte noua ediţie sau revizie a procedurii sunt centralizate într-un formular de distribuire/difuzare a procedurii ce include: denumirea compartimentului care primeşte procedura, numele, prenumele şi semnătura persoanei, data primirii, data retragerii versiunii procedurii înlocuite, data intrării în vigoare a noii proceduri. Odată cu distribuirea/difuzarea unei ediţii sau revizii a procedurii este obligatoriu a fi retrasă procedura ce a fost înlocuită.
  La nivelul secretariatului tehnic al Comisiei de monitorizare există o evidenţă a tuturor procedurilor de sistem şi operaţionale.
  În măsura în care dotarea tehnică şi pregătirea personalului permit, operaţiunile de avizare, aprobare, distribuire etc. a procedurilor se pot derula şi prin utilizarea sistemelor informatice, cu menţiunea ca acest fapt să fie luat la cunoştinţă de întreg personalul.
  Anexele - sunt reprezentate prin diagrama de proces, tabele, formulare, grafice, scheme logice etc., necesare pentru o mai bună înţelegere şi descriere a activităţii procedurale.
  Diagrama de proces
  Procesul reprezintă o succesiune de activităţi sau acţiuni logic structurate, organizate în scopul atingerii unor obiective definite şi care utilizează o serie de resurse. Descrierea generală a tuturor activităţilor şi a relaţiilor dintre acestea reprezintă diagrama de proces şi trebuie să cuprindă, nu obligatoriu sau limitativ: datele de intrare şi rezultatele procesului, fluxul de formulare şi utilizarea documentelor, acţiunile care trebuie îndeplinite, compartimentul şi/sau personalul implicat în proces, modalitatea în care se aplică principiul separării sarcinilor, relaţia dintre procesele precedente şi cele ulterioare. Diagrama de proces constituie primul pas în procesul de elaborare a unei proceduri documentate, reprezentând imaginea de ansamblu a realizării activităţii procedurale.
  În cazul subordonatelor entităţilor publice locale şi primăriilor de comune, diagrama de proces este opţională.

Temei legal: ORDIN nr. 600 din 20 aprilie 2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice
EMITENT: Secretariatul General al Guvernului
PUBLICAT ÎN: Monitorul Oficial nr. 387 din 7 mai 2018