Comunicarea din oficiu a informațiilor de interes public

[Consilier juridic]

Având în vedere prevederile art. 17 alin. (6) lit. j) din Ordinul nr. 5.530 din 5 octombrie 2011 privind aprobarea Regulamentului-cadru de organizare şi funcţionare a inspectoratelor şcolare, cu modificările și completările ulterioare care obligă consilierului juridic ,,să informeze conducerea şi membrii compartimentelor inspectoratului şcolar cu privire la dispoziţiile cu caracter normativ de interes general şi specifice învăţământului”, vă transmit Informarea juridică nr. 45 din 2019 cu denumirea:

Comunicarea din oficiu a informațiilor de interes public prin publicarea pe site-ul propriu

 Avizierul: Afișarea la sediul autorității sau instituției publice - la avizier, urmărindu-se administrarea și actualizarea permanentă a informațiilor publicate.
 Punctul de informare/documentare: Consultarea directă de către solicitant prin organizarea la sediul fiecărei autorități/instituții publice a unui punct de informare/documentare se asigură existența informațiilor pe suport fizic, acestea fiind actualizate frecvent. În plus se va asigura administrarea spațiului verificând starea informațiilor și procedând la schimbarea acestora dacă se prezintă într-o stare avansată de deteriorare.
 Site-ul propriu: Publicarea pe site-ul propriu a informațiilor


Publicarea pe site-ul propriu a informațiilor se realizează prin crearea a trei secțiuni care vor conține minim următoarele informații:


i. În secțiunea „Despre instituție” / „Despre noi” / „Prezentare”, sunt create următoarele sub-secțiuni care vor conține următoarele informații:
• Legislație (organizarea și funcționarea instituției);
• Conducere (Lista persoanelor din conducere și agenda de lucru a acestora);
• Organizare (Regulament de organizare și funcționare, Organigrama; Lista și datele de contact ale instituțiilor care funcționează în subordinea/ coordonarea sau sub autoritatea instituției în cauză)
• Carieră (anunțurile posturilor scoase la concurs)
• Programe și strategii
• Rapoarte și studii

ii. În secțiunea informații de interes public sunt publicate următoarele informații, după cum urmează:
• Solicitare informații
• Legislație
• Numele și prenumele persoanei responsabile pentru Legea 544/2001
• Formular pentru solicitare în baza Legii 544/2001
• Modalitatea de contestare a deciziei și formularele aferente pentru reclamație administrative
• Lista cu documentele de interes public și lista cu documentele produse/gestionate de instituție
• Rapoartele de aplicare a Legii nr. 544/2001)
• Buletinul informativ (Legea 544/2001)
• Buget din toate sursele de venituri (Buget pe surse financiare
• Situația plăților (execuția bugetară), conform Anexei nr. 8
• Situația drepturilor salariale stabilite potrivit legii, conform Anexei nr. 9, (precum și alte drepturi prevăzute de acte normative)
• Bilanțuri contabile
• Achiziții publice (Programul anual al achizițiilor publice)
• Centralizatorul achizițiilor publice și contractele cu valoare de peste 5000 de euro, conform Anexei nr. 10
• Contractele
• Declarații de avere și de interese
• Formulare tip -cu menționarea timpului necesar completării

iii. În secțiunea “Contact” sunt publicate următoarele informații:
• Datele de contact ale autorității: denumire, sediu, numere de telefon/fax, adrese email (și formular de contact), adresă pagină de internet, instrumente social media.
• Relații cu presa/mass-media: persoană desemnată, date de contact.
• Programul de funcționare al instituției.
• Program de audiențe, cu precizarea modului de înscriere pentru audiențe și a datelor de contact pentru înscriere.
• Petiții: adresă de e-mail pentru transmiterea petițiilor
Pentru evitarea deficiențelor privind formatul standardizat al afișării din oficiu a informațiilor de interes public, atât în ceea ce privește locul de publicare, cât și formatul de publicare, trebuie avute în vedere următoarele aspecte calitative:
• În privința legislației în baza căreia se organizează și funcționează instituția, aceste acte normative trebuie să fie însoțite de link-ul către portalul legislativ oficial și gratuit al Ministerului Justiției http://legislație.just.ro pentru ca acestea să fie disponibile în format actualizat oricărei persoane interesate. Este nerecomandată publicarea actelor normative în format Word sau PDF, documentele pierzându-și actualitatea odată cu modificările și completările legislative ce survin ulterior.
• Secțiunea referitoare la conducerea instituției are în vedere publicarea listei cu numele și prenumele persoanelor cu funcții de conducere, alături de fotografia și CV-ul acestora, afișate în mod distinct, în cazul demnitarilor (miniștrii, secretari de stat, prefecți, directori ai agențiilor/companiilor de stat).
• Agenda conducerii are în vedere modalitatea prin care societatea civilă și mass-media pot fi la curent cu activitatea curentă a demnitarilor care conduc instituțiile administrației publice prin publicarea întâlnirilor de lucru, vizitelor oficiale desfășurate în interesul instituției, ședințelor sau evenimentelor publice la care participă, oferind astfel un cadru predictibil în privința demersurilor pe care o persoană ce îndeplinește calitatea de demnitate publică le realizează.
• În practică, unele autorități și instituții publice confundă secțiunea referitoare la agendă cu secțiunea comunicatelor de presă sau cu cea a noutăților în care sunt publicate evenimentele organizate de respectivele instituții pentru îndeplinirea atribuțiilor conferite de lege, or aceste categorii de informații sunt distincte și nu vizează în mod expres activitatea titularului aflat în funcția de demnitate publică. Agenda conducerii trebuie să fie actualizată săptămânal, iar activitățile notate să nu vizeze doar participarea la ședințele ordinare la care persoanele cu funcții de conducere participă săptămânal/lunar, în funcție de specificul funcției îndeplinite, ci și alte evenimente cu caracter oficial și de interes public la care aceștia participă în exercitarea funcției (de ex. menționarea participării unui ministru la ședința de Guvern nu este suficientă pentru calitatea actului de transparentizare a activității acestuia).
• În legătură cu regulamentul de organizare și funcționare a instituției și cu organigrama instituțională, este necesar ca acestea să fie actualizate periodic (lunar în cazul organigramei) pentru o mai bună cunoaștere a modificărilor intervenite în arhitectura instituțională, pentru cunoașterea atribuțiilor fiecărei direcții de specialitate și a persoanelor care îndeplinesc funcții de conducere ale acestora, dar și a numărului de posturi ocupate din numărul total de posturi disponibile. Este de evitat ca organigramele să fie publicate incomplet fără menționarea numelor persoanelor cu funcții de conducere (atât demnitari cât și funcționari publici) sau fără numărul de posturi ocupate din totalul posturilor de disponibile în instituție, cât și fără numărul total de posturi ocupate din posturi disponibile pentru fiecare direcție în parte.
• Secțiunea Carieră, referitoare la anunțurile pentru organizarea concursurilor pentru posturile disponibile, trebuie plasată în meniul intitulat Organizare și este necesar să includă toate informațiile utile pentru întocmirea unui dosar de candidatură, bibliografia, condițiile de eligibilitate, dar și rezultatele complete ale examenului scris, interviului și eventualele rezultate ale contestațiilor sau erate. Este necesară păstrarea arhivei concursurilor derulate în anii anteriori.
• Secțiunile ce vizează afișarea numelui funcționarului public responsabil de implementarea Legii nr. 544/2001, adresei de contact, modelelor de formulare pentru cereri și reclamații, declarațiilor de avere și interese ale demnitarilor și funcționarilor, datelor de contact, programelor de funcționare și audiență și a adresei de e-mail pentru petiții au în vedere listarea numărului de telefon și adresei de e-mail de serviciu pentru crearea unui cadru de colaborare mult mai facil între cetățean și administrație, iar celelalte informații și documente trebuie să fie actualizate la zi și ușor de identificat de către orice persoană care accesează site-ul.
• Programele și strategiile, planul anual de achiziții publice, raportul anual de activitate și rapoartele periodice de implementare a Legii nr. 544/2001 și 52/2003 trebuie să fie publicate cu respectarea termenelor prevăzute de lege, într-un format accesibil oricărei persoane interesate să analizeze informațiile cuprinse în astfel de documente. În practică, au fost identificate cazuri în care rapoartele de implementare ale Legilor nr. 544/2001 și nr. 52/2003 erau incluse în același document, reprezentând astfel o practică eronată în publicarea acestor categorii de informații.
• Pentru publicarea documentelor financiare ca bugetul, bilanțul, execuția bugetară și situația drepturilor salariale pe categorii de funcții, este recomandat ca publicarea să fie realizată și pe portalul național de date deschise http://www.data.gov.ro, iar formatul să fie editabil (de ex. în format Excel) pentru a putea fi utilizate în mod liber, reutilizate și redistribuite de către persoanele interesate, în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 41/2016 care statuează că ”instituțiile publice și organele de specialitate ale administrației publice centrale au obligația de a publica seturi de date de interes public pe portalul http://www.data.gov.ro”.
Este de evitat publicarea acestor categorii de informații în format PDF.
• În ceea ce privește afișarea contractelor de achiziții publice în valoare de peste 5000 euro, cât și a centralizatorului acestora ce cuprinde prezentarea în mod sistematizat a unor astfel de contracte la interval trimestrial, trebuie precizat că publicarea contractelor trebuie să fie făcută în format PDF, cu obligația de a asigura protejarea acelor informații pe care operatorul economic le precizează ca fiind confidențiale, în măsura în care, în mod obiectiv, dezvăluirea acestor informații ar prejudicia interesele legitime ale operatorului economic, în special în ceea ce privește secretul comercial și proprietatea intelectuală. În cazul clauzelor de confidențialitate, nepublicarea pe site-ul autorității contractante trebuie motivată.

1. Monitorizarea și actualizarea informațiilor reprezintă ultima etapă a procedurii, fiind o activitate continuă prin intermediul căreia se asigură verificarea frecventă a existenței informațiilor supuse mecanismului comunicării din oficiu pe canalele special destinate.

Continuitatea este de esența asigurării acestei activități și a realizării scopului procedurii.
În condițiile în care sunt sesizate nereguli de natură a împiedica procesul de asigurare a accesului la informații se procedează la remedierea acestora. Se va urmări actualizarea informațiilor pentru toate canalele fizice sau electronice, precum și distribuirea informațiilor noi, rezultate din activitatea instituției sau autorității publice.

Sursa: GHID EXPLICATIV pentru elaborarea și implementarea unitară a procedurii de sistem privind comunicarea din oficiu a informațiilor de interes public în format standardizat și deschis și asigurarea transparenței decizionale- https://sgg.gov.ro/new/guvernare-transp ... sipoca-35/

Actele normative din cuprinsul informării pot fi urmărite cu ajutorul platformei informatice Legis a ISJ Hunedoara, la adresa http://legistm.ro.

Informarea a fost publicată la adresa https://forum.isj.hd.edu.ro