Reguli privind redactarea documentelor oficiale

[Consilier juridic]

Documentele oficiale se redactează respectând regulile de ortografie şi de punctuaţie specifice limbii române, astfel încât limbajul folosit să reflecte concizie, claritate, corectitudine, sobrietate, oficialitate, politeţe.

Întocmirea actelor, fie ca răspuns la un anumit document, fie din oficiu, se va face numai de salariatul căruia îi este repartizată lucrarea sau care, prin fişa
postului, este abilitat să o facă.

Documentele care constituie un răspuns către alte instituţii (guvernamentale, neguvernamentale, asociaţii, fundaţii etc.) sau către cetăţeni, prezentate şefilor în vederea semnării de către aceştia, vor avea anexată şi lucrarea ce stă la baza întocmirii lor.

Documentele întocmite (cereri, note raport, adrese de înaintare, note-sinteză, puncte de vedere etc.), trebuie să cuprindă următoarele elemente:

a) Antetul/sigla MEC și denumirea în clar a unității școlare, iar în subsolul documentului se vor regăsi următoarele informaţii de contact: adresă, cod poştal, număr de telefon, număr de fax, adresă e-mail, pagină web,
b) numărul şi data întocmirii și expedierii sau după caz, transmiterii în vederea expedierii,
c) destinatarul – denumirea instituţiei, funcţia, numele şi prenumele,
d) titlul corespondenţei – delimitarea genului de lucrare (după caz),
e) formula de introducere, cu precizarea numărului lucrării la care se face referire, acolo unde este cazul,
f) conţinutul corespondenţei – prezentarea, pe scurt, a problemei tratate, temei juridic, rezoluţie/ soluţionare,
g) formula de încheiere,
h) semnătura – funcţia, numele şi prenumele persoanei care semnează,
i) ştampila aplicată pe semnătura autorizată,
j) în partea de jos a paginii exemplarului din document care rămâne în instituție se va scrie numărul de exemplare, numele și funcția persoanei care a întocmit documentul.

Antetul nu se foloseşte la corespondenţa protocolară, pe invitaţii sau felicitări.

Transmiterea în afara instituţiei a actelor elaborate se va face, după caz, cu semnătura şi ştampila a unuia dintre conducători, conform atribuțiilor legale sau delegate ale acestora sau conform instrucțiunilor sau notelor interne date de către conducere.

În cazul în care documentele se semnează de către o singură persoană, datele privind funcţia, numele şi prenumele acesteia se înscriu sub text, în centrul paginii.

În cazul în care documentele se semnează de către două sau mai multe persoane, funcţia, numele şi prenumele persoanei cu funcţie mai mare se scriu sub text, în centrul paginii, iar ale celorlalţi semnatari, în partea dreaptă, în ordinea descrescătoare a funcţiilor.

Persoanele competente îşi pot delega atribuţiile și/ sau dreptul de semnătură cu respectarea prevederilor legale în vigoare.

Unitățile școlare pot elabora propriile proceduri privind gestionarea documentelor neclasificate și activitatea de registratură/ secretariat, în conformitate cu:

1. Ordinul M.E.C.T.S. nr. 3748 din 2016 privind aprobarea Regulamentului de organizare și funcționare a Ministerului Educației, Cercetării, Tineretului și Sportului și a Procedurii privind gestionarea documentelor neclasificate și activitatea de registratură/ secretariat din cadrul Ministerului Educației, Cercetării, Tineretului și Sportului

2. Nota I.S.J. Hunedoara nr. 936/ 08.03.2016 privind regulile de întocmire a documentelor de unitățile școlare/conexe din județul Hunedoara