Dosarul personal al salariatului

[Consilier juridic]

Având în vedere prevederile art. 17 alin. (6) lit. j) din Ordinul nr. 5.530 din 5 octombrie 2011 privind aprobarea Regulamentului-cadru de organizare şi funcţionare a inspectoratelor şcolare, cu modificările și completările ulterioare care obligă consilierului juridic ,,să informeze conducerea şi membrii compartimentelor inspectoratului şcolar cu privire la dispoziţiile cu caracter normativ de interes general şi specifice învăţământului”, vă transmit Informarea juridică cu denumirea: Dosarul personal al salariatului

Persoanele fizice sau juridice de drept privat, indiferent daca au sau nu statutul de utilitate publica, precum si institutii/autoritati publice/alte entitati juridice care angajeaza personal in baza unui contract individual de munca, in calitate de angajatori au obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariatii incadrati cu contract individual de munca, de a-l pastra in bune conditii la sediul angajatorului sau, dupa caz, la sediul secundar daca este delegata competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca, precum si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Durata pastrarii dosarului personal al salariatului este cea stabilita in Nomenclatorul arhivistic intocmit de angajator, in conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare.

Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin urmatoarele documente:

1. actele necesare angajarii;
2. contractul individual de munca;
3. actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca;
4. acte de studii/certificate de calificare;
5. orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in a registrul general de evidenta a salariatilor.

Completarea si pastrarea dosarelor personale ale salariaților se face de catre persoana responsabila cu pastrarea dosarelor personale numita prin decizie scrisa de catre angajator sau de catre persoana cu atributii stabilite prin fisa postului.

La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligati sa ii elibereze acestuia copii ale documentelor existente in dosarul personal, in termen de 15 zile lucratoare de la data solicitarii.

Documentele sunt eliberate in copie certificata pentru conformitate cu originalul de catre reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana imputernicita de angajator.

La incetarea activitatii salariatului, angajatorii au obligatia sa ii elibereze acestuia o adeverinta care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca si in specialitate, precum si un extras din registrul general de evidenta a salariatilor.

La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligati sa ii elibereze acestuia un extras din registru, datat si certificat pentru conformitate, sau o adeverinta care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca si in specialitate, astfel cum rezulta din registru si din dosarul personal, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.

In situatia in care angajatorul se afla in imposibilitatea de a elibera un extras din registru, astfel cum este prevazut mai sus, salariatul/fostul salariat poate solicita inspectoratului teritorial de munca eliberarea unui extras din registru din care sa rezulte activitatea desfasurata la acesta, in calitate de salariat.

Datele din registrul general de evidenta a salariatilor si dosarele personale ale fiecarui salariat se pastreaza in conditii corespunzatoare, care sa asigure securitatea datelor, precum si respectarea prevederilor legale privind protectia datelor cu caracter personal si ale art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, referitoare la statele de plata.

Angajatorii raspund pentru asigurarea acestor conditii, precum si pentru orice prejudiciu produs salariatului sau oricarei alte persoane fizice sau juridice prin incalcarea acestor obligatii.

Inspectoratul teritorial de munca in cauza elibereaza documentul, in baza registrului electronic transmis de angajator, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.

La solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, inspectoratul teritorial de munca asigura accesul individual la datele personale din registru.

Conditiile, procedura de lucru si limitele accesului la informatii se stabilesc cu respectarea prevederilor legale privind protectia datelor cu caracter personal, prin ordin comun al ministrului muncii si justitiei sociale si al ministrului comunicatiilor si societatii informationale.

Incalcarea de catre angajator a prevederilor art. 7 alin. (3)-(6) din Hotarârea nr. 905 din 14 decembrie 2017 privind registrul general de evidenta a salariatilor constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 300 lei la 1.000 lei.

Contravenientul poate achita in cel mult 48 de ore de la data incheierii procesului-verbal ori, dupa caz, de la data comunicarii acestuia jumatate din minimul amenzii contraventionale prevazute la alin. (2)-(5) din Hotarârea nr. 905/2017.

Prevederile privind contravențiile se completeaza cu dispozitiile Ordonantei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraventiilor, cu modificarile si completarile ulterioare.

Constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor angajatorilor se fac de catre inspectorii de munca.

În cadrul inspectoratului școlar, dosarele angajaților de păstrează conform cu DECIZIA nr. 450 din 23.10.2019, emisă în temeiul:

• Legea nr. 1 din 5 ianuarie 2011 a educaţiei naţionale, cu modificările și completările ulterioare,
• Legea nr. 53/2003, republicată- Codul Muncii din 24 ianuarie 2003,
• Hotărârea de Guvern nr. 905/2017 din 14 decembrie 2017 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor,
• Nota M.E.N. nr. 2344/18.10.2019,
• Dezbaterile și hotărârea luată în ședința Consiliului de Administrație al I.S.J. Hunedoara din data de 22.10.2019,
• O.M.E.C.T.S. nr. 5530 din 5 octombrie 2011 privind aprobarea Regulamentului-cadru de organizare şi funcţionare a inspectoratelor şcolare, cu modificările și completările ulterioare.

Potrivit cu DECIZIA nr. 450 din 23.10.2019, doamna BOGDAN ELENA este persoană responsabilă cu păstrarea dosarelor personale și a registrului electronic pentru salariaţii contractuali (REVISAL) din cadrul Inspectoratul Şcolar Judeţean Hunedoara.

Doamna BEȘLEAGĂ LARISA CAMELIA este persoană responsabilă cu păstrarea dosarelor personale pentru inspectorii școlari din cadrul Inspectoratul Şcolar Judeţean Hunedoara.

Persoana responsabilă persoană responsabilă cu păstrarea dosarelor personale are obligația de a ține evidența concediilor, de a completa și păstra dosarele personale în bune condiţii, precum şi de a le prezenta conducerii inspectoratului şcolar judeţean și a inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

Dosarul personal al salariatului va cuprinde cel puţin următoarele documente:
1. actele necesare angajării,
2. contractul individual de muncă,
3. actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă,
4. acte de studii/certificate de calificare,
5. adeverințe,
6. decizii individuale și/sau colective, etc.

Dosarele personale ale fiecărui salariat se vor păstra în condiţii care să asigure securitatea datelor, precum şi păstrarea lor îndelungată şi corespunzătoare, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificările şi completările ulterioare.

Fişa postului persoanelor nominalizate se completează cu prezenta responsabilitate de către conducerea inspectoratului şcolar judeţean.