Controlul managerial intern: Reguli privind exercitarea controlului intern managerial

[Consilier juridic]

Reguli privind exercitarea controlului intern managerial al entităţilor publice

În Monitorul Oficial nr. 387 din 7 mai 2018 a fost publicat Ordinul Secretariatul General al Guvernului nr. 600 din 20 aprilie 2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice care cuprinde standardele de control intern managerial specifice entităţilor publice.

Ordinul a intrat în vigoare la data 07 mai 2018 și la aceeași dată se abrogă Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 444 din 22 iunie 2015, cu modificările şi completările ulterioare.

Temeiul legal în baza căruia a fost emis ordinul îl reprezintă art. 5 alin. (2^1) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, art. 11 alin. (5) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare la nivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare, şi art. 6 alin. (5) din Hotărârea Guvernului nr. 21/2017 privind organizarea, funcţionarea şi atribuţiile Secretariatului General al Guvernului, cu modificările şi completările ulterioare.

Consideraţii generale privind conceptul de control intern managerial

Controlul intern managerial se definește ca fiind ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace. Controlul intern managerial include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile.

Sintagma „control intern managerial“ subliniază responsabilitatea tuturor nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control a tuturor proceselor interne desfăşurate pentru realizarea obiectivelor generale şi a celor specifice.

Controlul intern managerial este în și responsabilitatea conducătorilor entităţilor publice, care au obligaţia proiectării, implementării şi dezvoltării continue a acestuia. Încredinţarea unor terţi a realizării activităţilor privind implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial al entităţii publice presupune că, în această situaţie, conducătorul entităţii publice nu îşi îndeplineşte propriile atribuţii cu bune rezultate.

Legislaţia comunitară în domeniul controlului intern este alcătuită, în mare parte, din principii generale de bună practică, acceptate şi pe plan internaţional. Modalitatea în care aceste principii se transpun în sistemele de control intern este specifică fiecărei ţări, fiind determinată de condiţiile legislative, administrative, culturale etc.

În contextul principiilor generale de bună practică regăsite în legislaţia comunitară, controlului intern i se asociază o accepţie mai largă, acesta fiind privit ca o funcţie managerială şi nu ca o operaţiune de verificare. Prin exercitarea funcţiei de control, conducerea constată abaterile rezultatelor de la ţintele stabilite, analizează cauzele care le-au determinat şi dispune măsurile corective sau preventive care se impun.

Necesitatea şi obligativitatea organizării controlului intern în entităţile publice sunt reglementate prin Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi prin Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare la nivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare.

Conform Ordonanţei Guvernului nr. 119/1999, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, controlul intern/managerial este definit ca reprezentând ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor publice în mod economic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile.

În pofida faptului că definiţiile date pe plan naţional şi internaţional controlului intern sunt numeroase, acestea nu sunt contradictorii în esenţă, toate precizând că nu este vorba de o singură funcţie, ci de un ansamblu de principii de management, implementate de către responsabilii de la toate nivelurile entităţii pentru a se asigura că obiectivele acesteia sunt realizate.

Organizarea sistemului de control intern managerial al oricărei entităţi publice are în vedere realizarea a trei categorii de obiective, care pot fi grupate astfel:

1. obiective operaţionale - cuprind obiectivele legate de scopurile entităţii publice, cu privire la eficacitatea şi eficienţa funcţionării acesteia, respectiv de utilizarea în condiţii de economicitate, eficienţă şi eficacitate a resurselor, incluzând şi obiectivele privind protejarea resurselor entităţii publice, de utilizare inadecvată sau cu pierderi;
2. obiective de raportare - cuprind obiectivele cu privire la fiabilitatea informaţiilor externe şi interne, respectiv legate de ţinerea unei contabilităţi adecvate, de calitatea informaţiilor utilizate în entitatea publică sau difuzate către terţi, precum şi de protejarea documentelor împotriva a două categorii de fraude: disimularea fraudei şi distorsionarea rezultatelor;
3. obiective de conformitate - cuprind obiectivele privind conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne, respectiv legate de asigurarea că activităţile entităţii se desfăşoară în conformitate cu obligaţiile impuse de legi şi de regulamente, precum şi cu respectarea politicilor interne.

Proiectarea, implementarea şi dezvoltarea continuă a unui sistem de control intern viabil sunt posibile numai cu condiţia ca sistemul să respecte următoarele cerinţe:

1. să fie adaptat dimensiunii, complexităţii şi mediului specific entităţii;
2. să vizeze toate nivelurile de conducere şi toate activităţile/operaţiunile;
3. să fie construit cu acelaşi „instrumentar“ în toate entităţile publice;
4. să asigure faptul că obiectivele entităţii vor fi atinse;
5. costurile aplicării sistemului de control intern managerial să fie inferioare beneficiilor rezultate din acesta;
6. să fie guvernat de cerinţele generale minimale de management cuprinse în standardele de control intern managerial.

Sistemul de control intern managerial al oricărei entităţi publice operează cu o diversitate de procedee, mijloace, acţiuni, dispoziţii, care privesc toate aspectele legate de activităţile entităţii, fiind stabilite şi implementate de conducerea entităţii pentru a-i permite deţinerea unui bun control asupra funcţionării entităţii în ansamblul ei, precum şi a fiecărei activităţi/operaţiuni în parte. Instrumentarul de control intern managerial poate fi clasificat în şase grupe mari: obiective; mijloace (resurse); sistem informaţional; organizare; proceduri; control.

Construirea unui sistem de control intern managerial solid este un proces de durată care necesită eforturi importante din partea întregului personal al entităţii şi, în mod deosebit, din partea personalului cu funcţii de conducere.

Activităţile specifice sistemului de control intern managerial fac parte integrantă din procesul orientat spre realizarea obiectivelor stabilite şi includ o gamă diversă de politici şi proceduri privind: autorizarea şi aprobarea, separarea atribuţiilor, accesul la resurse şi documente, verificarea, analiza performanţei, revizuirea proceselor şi activităţilor, supravegherea.

În acest sens, entităţile publice care au implementat un sistem de management al calităţii sau orice alt sistem de management specific domeniului de activitate pot răspunde la cerinţele impuse de Codul controlului intern managerial, prin principiile specifice sistemului de management implementat, cu condiţia ca acele principii să fie aplicate unitar la nivelul întregii entităţi publice.

Acest fapt este evidenţiat în operaţiunea de evaluare a sistemului de control intern managerial prin completarea chestionarului de autoevaluare şi explicarea răspunsurilor cu documente justificative specifice sistemului aplicat.

Este exclusă abordarea implementării unei cerinţe de management, precum stabilirea obiectivelor, indicatorilor de performanţă, managementul riscurilor, continuitatea activităţii, elaborarea procedurilor etc., prin prisma mai multor sisteme şi apariţia riscului dublării documentelor ce justifică implementarea unei cerinţe.

Responsabilitatea și răspunderea conducătorul fiecărei entităţi în vederea implementării controlului intern managerial

Conducătorul fiecărei entităţi publice dispune, ţinând cont de particularităţile cadrului legal de organizare şi de funcţionare, precum şi de standardele de control intern managerial, măsuri necesare pentru implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial.

În vederea monitorizării, coordonării şi îndrumării metodologice a implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, conducătorul entităţii publice constituie, prin act de decizie internă, o structură cu atribuţii în acest sens, denumită Comisia de monitorizare.

Comisia de monitorizare cuprinde conducătorii compartimentelor incluse în primul nivel de conducere din structura organizatorică a entităţii publice, cu excepţia compartimentului de audit public intern; în cazul entităţilor publice locale care nu au o structură organizatorică dezvoltată, Comisia de monitorizare poate cuprinde reprezentanţi ai compartimentelor, desemnaţi de către conducătorul entităţii publice.

Comisia de monitorizare este coordonată de către un preşedinte, care poate fi conducătorul entităţii sau o altă persoană de conducere cu autoritate, delegată de acesta şi asistată de un secretariat tehnic.

Modul de organizare şi de lucru al Comisiei de monitorizare se află în responsabilitatea preşedintelui acesteia şi se stabileşte în funcţie de volumul şi de complexitatea proceselor şi activităţilor, pe baza Regulamentului de organizare şi funcţionare al Comisiei, care se actualizează ori de câte ori este cazul.

Preşedintele Comisiei de monitorizare asigură conducerea şedinţelor, conform ordinii de zi, şi aprobă minutele şedinţelor şi, după caz, hotărârile acestora. În funcţie de tematica ordinii de zi a şedinţelor, la solicitarea preşedintelui Comisiei de monitorizare pot participa şi alte persoane în calitate de invitaţi.

Comisia de monitorizare coordonează procesul de actualizare a obiectivelor generale şi specifice, a activităţilor procedurale, a procesului de gestionare a riscurilor, a sistemului de monitorizare a performanţelor, a situaţiei procedurilor şi a sistemului de monitorizare şi de raportare, respectiv informare către conducătorul entităţii publice.

În vederea consolidării unui sistem de control intern managerial, Comisia de monitorizare elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial, denumit Program de dezvoltare, care se actualizează anual la nivelul fiecărei entităţi publice.

Programul de dezvoltare cuprinde obiectivele entităţii publice în domeniul controlului intern managerial, în funcţie de stadiul implementării şi dezvoltării acestuia, iar pentru fiecare standard de control intern managerial se stabilesc activităţi, responsabili şi termene, precum şi alte elemente relevante în implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial.

În Programul de dezvoltare se evidenţiază inclusiv acţiunile de perfecţionare profesională în domeniul sistemului de control intern managerial, atât pentru persoanele cu funcţii de conducere, cât şi pentru cele cu funcţii de execuţie, prin cursuri organizate în conformitate cu reglementările legislative în domeniu.

Procesul de management al riscurilor se află în responsabilitatea preşedintelui Comisiei de monitorizare şi se organizează în funcţie de dimensiunea, complexitatea şi mediul specific al entităţii publice.

Pentru asigurarea unui management eficient al riscurilor la toate nivelurile entităţii publice, conducătorii compartimentelor de la primul nivel de conducere din structura organizatorică desemnează la nivelul acestora un responsabil cu riscurile.

Responsabilii cu riscurile consiliază personalul din cadrul compartimentelor şi asistă conducătorii acestora în procesul de gestionare a riscurilor. Riscurile aferente obiectivelor şi/sau activităţilor se identifică şi se evaluează la nivelul fiecărui compartiment, în conformitate cu elementele minimale din Registrul de riscuri; riscurile semnificative se centralizează la nivelul Comisiei de monitorizare în Registrul de riscuri al entităţii publice.

Comisia de monitorizare analizează şi prioritizează riscurile semnificative, care pot afecta atingerea obiectivelor entităţii publice, prin stabilirea profilului de risc şi a limitei de toleranţă la risc, anual, aprobate de către conducerea entităţii.

Secretariatul tehnic al Comisiei de monitorizare pe baza Registrului de riscuri de la nivelul entităţii propune profilul de risc şi limita de toleranţă la risc care sunt analizate şi avizate în şedinţa comisiei şi aprobate de către conducătorul entităţii publice.

Conducătorul compartimentului transmite măsurile de control pentru riscurile semnificative secretariatului tehnic al Comisiei de monitorizare, care elaborează anual Planul de implementare a măsurilor de control pentru riscurile semnificative la nivelul entităţii publice; planul este analizat de Comisia de monitorizare şi aprobat de către conducătorul entităţii publice.

Secretariatul tehnic al Comisiei de monitorizare transmite Planul de măsuri aprobat compartimentelor responsabile cu gestionarea riscurilor semnificative, în vederea implementării.

Secretariatul tehnic al Comisiei de monitorizare elaborează, pe baza raportărilor anuale, ale conducătorilor compartimentelor de la primul nivel de conducere, privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor şi monitorizarea performanţelor o informare către conducătorul entităţii publice, aprobată de preşedintele Comisiei de monitorizare, privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor şi monitorizarea performanţelor la nivelul entităţii.

Informarea cuprinde o analiză a riscurilor identificate şi gestionate la nivelul compartimentelor, respectiv monitorizarea obiectivelor şi activităţilor prin intermediul indicatorilor de performanţă la nivelul entităţii publice.

Conducerea entităţii publice asigură procesul de elaborare a procedurilor documentate, respectiv a procedurilor de sistem şi a procedurilor operaţionale, pentru procesele şi activităţile derulate în cadrul entităţii şi aducerea la cunoştinţă personalului acesteia.

În vederea îndeplinirii în condiţii de regularitate, eficacitate economicitate şi eficienţă a obiectivelor entităţilor publice, compartimentele elaborează proceduri documentate, în coordonarea Comisiei de monitorizare.

Secretariatul tehnic al Comisiei de monitorizare analizează procedura din punctul de vedere al respectării conformităţii cu structura minimală prevăzută în Procedura documentată.

Procedurile documentate se semnează la întocmire de către responsabili de activităţile procedurale, la verificare de către conducătorul compartimentului, la avizare de către preşedintele Comisiei de monitorizare şi se aprobă de către conducătorul entităţii publice sau, după caz, conform procedurii proprii stabilite la nivelul entităţii publice.

În funcţie de specificul şi complexitatea activităţilor entităţii publice, inclusiv a reglementărilor interne, entităţile publice îşi particularizează procedurile în conformitate cu o procedură de sistem proprie, având la bază obligatoriu structura minimală prevăzută în Procedura documentată.

Stadiul implementării şi dezvoltării sistemelor de control intern managerial la nivelul entităţilor publice, constatat de către Comisia de monitorizare, face obiectul informării, prin întocmirea de situaţii centralizatoare anuale, conform modelului prevăzut în Situaţia centralizatoare privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, care se transmit entităţilor publice ierarhic superioare, cu încadrarea în termenele prevăzute la alin. (3).

Evaluarea stadiului implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial se realizează la nivelul tuturor compartimentelor entităţii publice, inclusiv la nivelul instituţiilor/structurilor fără personalitate juridică aflate în subordinea, sub autoritatea sau în coordonarea entităţii publice.

Instituţiile publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special transmit la DCIMRI din cadrul Secretariatului General al Guvernului situaţiile centralizatoare anuale, până la 20 februarie a anului următor, pentru anul precedent.

Conducătorul fiecărei entităţi publice elaborează anual Raportul asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie în baza art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, conform modelului prevăzut în Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial, care se prezintă structurii ierarhic superioare, cu încadrarea în termenul prevăzut la alin. (2).

Instituţiile publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special transmit anual la DCIMRI, din cadrul Secretariatului General al Guvernului, Raportul asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie până la 20 februarie a anului următor, pentru anul precedent.

Entităţile publice care, conform reglementărilor legale, nu se subordonează unei entităţi publice superioare, precum şi autorităţile şi instituţiile publice din sistemul naţional de apărare, ordine publică şi securitate naţională întocmesc documentele prevăzute la alin. (1) şi la art. 8 din Ordin ca documente doveditoare ale implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial.

Secretariatul General al Guvernului, prin DCIMRI, elaborează şi prezintă Guvernului, în temeiul art. 11 alin. (3) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare la nivelul administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu modificările ulterioare, până la sfârşitul semestrului I al anului curent, pentru anul precedent, un raport privind stadiul implementării sistemelor de control intern managerial la nivelul instituţiilor publice.

Raportul cuprinde analiza şi stadiul implementării sistemelor de control intern managerial la nivelul instituţiilor publice la care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special.

Scopul şi definirea standardelor de control intern managerial

Standardele de control intern managerial definesc un minimum de cerinţe generale de management pe care toate entităţile publice trebuie să le urmeze.

Scopul standardelor de control este de a crea un model de control intern managerial uniform şi coerent care să permită comparaţii între entităţi de acelaşi fel sau în cadrul aceleiaşi entităţi, la momente diferite, şi să facă posibilă evidenţierea rezultatelor entităţii şi a evoluţiei sale.

Stabilirea sistemului de control intern managerial intră în responsabilitatea conducerii fiecărei entităţi publice şi trebuie să aibă la bază standardele de control intern promovate de Secretariatul General al Guvernului, în temeiul legii.

Formularea cât mai generală a acestora este necesară pentru a da posibilitatea tuturor conducătorilor să le aplice, în pofida deosebirilor semnificative între diferitele entităţi publice.

Sistemele de control intern managerial trebuie dezvoltate ţinând cont de specificul legal, organizaţional, de personal, de finanţare etc. al fiecărei entităţi publice în parte.

Standardele sunt grupate pe cinci componente ale controlului intern managerial:

1. mediul de control - grupează problemele legate de organizare, managementul resurselor umane, etică, deontologie şi integritate;
2. performanţe şi managementul riscului - vizează problematica managementului legată de fixarea obiectivelor, planificare (planificarea multianuală), programare (planul de management), performanţe (monitorizarea performanţelor) şi gestionarea riscurilor;
3. activităţi de control - standardele grupate în această componentă se focalizează asupra elaborării procedurilor, continuităţii derulării proceselor şi activităţilor, separării atribuţiilor, supravegherii;
4. informarea şi comunicarea - în această secţiune sunt grupate problemele ce ţin de crearea unui sistem informaţional adecvat şi a unui sistem de rapoarte privind execuţia planului de management, a bugetului, a utilizării resurselor, precum şi a gestionării documentelor;
5. evaluare şi audit - problematica vizată de această grupă de standarde priveşte dezvoltarea capacităţii de evaluare a controlului intern managerial, în scopul asigurării continuităţii procesului de perfecţionare a acestuia.

Fiecare standard de control este structurat astfel:

1. descrierea standardului - prezintă trăsăturile definitorii ale domeniului specific la care se referă standardul, domeniu fixat prin titlul acestuia;
2. cerinţe generale - prezintă direcţiile determinante în care trebuie acţionat în vederea respectării standardului;
3. referinţe principale - precizează actele normative reprezentative, care cuprind reglementări aplicabile standardului, neavând însă caracter exhaustiv.

Lista standardelor de control intern managerial la entităţile publice

• Mediul de control

o Standardul 1 - Etica şi integritatea - detalii AICI
o Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini - detalii AICI
o Standardul 3 - Competenţă, performanţă - detalii AICI
o Standardul 4 - Structura organizatorică - detalii AICI http://www.legistm.ro/blog/control-inte ... andardul-1

• Performanţe şi managementul riscului

o Standardul 5 - Obiective - detalii AICI
o Standardul 6 - Planificarea - detalii AICI
o Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor - detalii AICI
o Standardul 8 - Managementul riscului - detalii AICI

• Activităţi de control

o Standardul 9 - Proceduri - detalii AICI
o Standardul 10 - Supravegherea - detalii AICI
o Standardul 11 - Continuitatea activităţii - detalii AICI

• Informarea şi comunicarea

o Standardul 12 - Informarea şi comunicarea - detalii AICI
o Standardul 13 - Gestionarea documentelor - detalii AICI
o Standardul 14 - Raportarea contabilă şi financiară - detalii AICI

• Evaluare şi audit

o Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern managerial - detalii AICI
o Standardul 16 - Auditul intern - detalii AICI



Temei legal: Ordinul Secretariatul General al Guvernului nr. 600 din 20 aprilie 2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice.


Reguli privind exercitarea controlului intern managerial http://legistm.ro/blog/reguli-privind-e ... managerial

Control Intern Managerial - 16 Standarde:
http://legistm.ro/blog/control-intern-m ... andardul-1
http://legistm.ro/blog/control-intern-m ... andardul-2
http://legistm.ro/blog/control-intern-m ... andardul-3
http://legistm.ro/blog/control-intern-m ... andardul-4
http://legistm.ro/blog/control-intern-m ... andardul-5
http://legistm.ro/blog/control-intern-m ... andardul-6
http://legistm.ro/blog/control-intern-m ... andardul-7
http://legistm.ro/blog/control-intern-m ... andardul-8
http://legistm.ro/blog/control-intern-m ... andardul-9
http://legistm.ro/blog/control-intern-m ... ndardul-10
http://legistm.ro/blog/control-intern-m ... ndardul-11
http://legistm.ro/blog/control-intern-m ... ndardul-12
http://legistm.ro/blog/control-intern-m ... ndardul-13
http://legistm.ro/blog/control-intern-m ... ndardul-14
http://legistm.ro/blog/control-intern-m ... ndardul-15
http://legistm.ro/blog/control-intern-m ... ndardul-16