Procedură – redactarea și semnarea documentelor oficiale

[Consilier juridic]

Procedură – Redactarea și semnarea documentelor oficiale
1. Scopul
Asigurarea unității, clarității, legalității și profesionalismului în redactarea, prezentarea și transmiterea documentelor oficiale emise de unitatea de învățământ.

2. Domeniul de aplicare
Se aplică tuturor documentelor elaborate în relația cu:
instituții publice
organizații și fundații
persoane fizice
precum și documentelor administrative interne

3. Principii generale de redactare
Documentele se redactează respectând:
normele limbii române (ortografie și punctuație)
un stil clar, concis, sobru și politicos
tonul oficial, specific comunicării instituționale

4. Responsabilități
Documentele sunt redactate de persoana:
– căreia i-a fost repartizată lucrarea
– sau care este abilitată prin fișa postului

Documentele către alte instituții sau cetățeni trebuie:
– prezentate conducerii pentru semnare
– însoțite de lucrarea-suport (nota, referatul, solicitarea etc.)

5. Elemente obligatorii ale documentului
a) Antet (sigla MEC + denumirea completă a unității)
b) Date de contact (adresă, cod poștal, telefon, fax, e-mail, website)
c) Număr și dată (de înregistrare și transmitere)
d) Destinatar (instituție, funcție, nume complet)
e) Titlul documentului (ex. Adresă, Referat, Cerere)
f) Formula de introducere (cu referire la documentul-sursă, dacă există)
g) Conținutul (clar, fundamentat legal, eventual cu propuneri sau concluzii)
h) Formula de încheiere (ex. Cu stimă, Cu deosebită considerație)
i) Semnătura (funcție, nume și prenume)
j) Ștampila (doar pe documentele semnate de persoană autorizată)
k) Mențiunea de întocmire (exclusiv pe exemplarul intern)

6. Reguli privind semnătura
Semnătură unică: datele semnatarului sunt centrate sub text
Semnături multiple:
– funcția superioară apare centrat
– celelalte – în partea dreaptă, în ordinea descrescătoare a funcțiilor

Dreptul de semnătură poate fi delegat legal

7. Excepții de la utilizarea antetului
Antetul nu se folosește pe:
invitații
felicitări
documente protocolare

8. Transmiterea documentelor
Documentele se transmit în exterior:
doar cu semnătura și ștampila conducerii
doar în baza atribuțiilor legale sau a dispozițiilor scrise interne


Notă privind formatarea documentelor oficiale
Fonturi acceptate:
– Times New Roman (preferabil)
– Palatino Linotype (alternativ)

Dimensiune font: 12 – 14
Aliniere text: justify
Spațiere între rânduri: 1.0 – 1.5
Diacritice: utilizare obligatorie

Header/Footer:
– la documentele cu mai multe pagini, pot fi aplicate doar pe prima pagină
– alternativ, se poate folosi doar header-ul, în funcție de specific

9. Baza legală
Ordinul M.E.C.T.S. nr. 3748/2016 – privind gestionarea documentelor neclasificate
Nota I.S.J. Hunedoara nr. 936/08.03.2016 – privind redactarea documentelor școlare