INFORMARE JURIDICĂ

[Consilier juridic]

Prezenta informare juridică are caracter preventiv și se impune în contextul concluziilor formulate recent de Corpul de Control al Ministerului Educației într-un caz privind activitatea financiar-contabilă a unui inspectorat școlar județean , concluzii care au determinat sesizarea organelor de urmărire penală pentru verificarea unor posibile fapte de natură penală, inclusiv delapidare, abuz în serviciu și fals intelectual.

Raportul menționat a evidențiat deficiențe grave privind circuitul numerarului, înregistrarea operațiunilor în contabilitate, exercitarea controlului financiar preventiv, respectarea principiului separării atribuțiilor și regimul arhivării documentelor financiar-contabile. Dincolo de particularitățile situației analizate la nivelul acelei instituții, elementele reținute de echipa de control relevă vulnerabilități care pot apărea în orice structură publică în absența unei discipline financiare riguroase și a unui control intern efectiv.

În acest context, se impune reamintirea obligațiilor legale care guvernează activitatea financiar-contabilă și sistemul de control intern la nivelul inspectoratelor școlare, precum și consolidarea practicilor instituționale menite să asigure legalitatea, regularitatea și transparența utilizării fondurilor publice. Prezenta informare are rolul de a clarifica aceste obligații și de a preveni orice situații susceptibile să genereze riscuri juridice pentru instituție și pentru personalul acesteia.
________________________________________
2. Circuitul legal al numerarului – obligație imperativă
În conformitate cu prevederile Legii nr. 500/2002 privind finanțele publice, ale Legii contabilității nr. 82/1991, ale OMFP nr. 1917/2005, precum și ale Decretului nr. 209/1976 privind operațiunile de casă, orice sumă ridicată în numerar de la unitățile Trezoreriei Statului trebuie să intre în mod obligatoriu în casieria instituției publice.
Numerarul astfel ridicat se consemnează în Registrul de casă și se evidențiază în contabilitate prin debitarea contului 5311 „Casa în lei”, în corespondență cu conturile prevăzute de reglementările contabile aplicabile. Utilizarea acestor sume se poate realiza exclusiv în baza unor documente justificative întocmite în conformitate cu dispozițiile legale în vigoare.
Înregistrarea directă a sumelor pe cheltuieli, fără parcurgerea circuitului prin casierie și fără existența documentelor justificative corespunzătoare, contravine normelor legale privind disciplina financiar-contabilă și afectează fidelitatea și legalitatea evidenței operațiunilor patrimoniale ale instituției.
________________________________________
3. Controlul financiar preventiv – garanție a legalității operațiunilor
Potrivit OG nr. 119/1999 privind controlul intern și controlul financiar preventiv, precum și actelor subsecvente de aplicare, controlul financiar preventiv reprezintă o activitate obligatorie prin care se verifică, anterior aprobării, legalitatea și regularitatea operațiunilor ce afectează fondurile publice sau patrimoniul instituției.
Acordarea vizei de control financiar preventiv nu constituie o formalitate administrativă, ci presupune analiza efectivă a documentelor justificative, verificarea încadrării în prevederile bugetare aprobate și parcurgerea integrală a listelor de verificare specifice fiecărui tip de operațiune.
Prin aplicarea vizei, persoana desemnată certifică implicit că operațiunea supusă aprobării îndeplinește condițiile de legalitate și regularitate prevăzute de lege. Acordarea vizei fără verificare efectivă sau în lipsa documentelor justificative corespunzătoare poate atrage răspunderea disciplinară și, după caz, răspunderea contravențională ori penală.
________________________________________
4. Separarea atribuțiilor – condiție esențială a controlului intern
Conform principiilor consacrate de OG nr. 119/1999 și de reglementările privind sistemul de control intern managerial, conducătorul instituției are obligația de a asigura separarea atribuțiilor privind aprobarea, executarea, controlul și înregistrarea operațiunilor financiare.
Cumularea acestor funcții în sarcina aceleiași persoane generează un risc major pentru integritatea fondurilor publice și vulnerabilizează mecanismele de prevenire a erorii, abuzului sau fraudei.
În activitatea financiar-contabilă, persoana care efectuează operațiuni cu numerar nu trebuie să fie aceeași cu persoana care verifică sau controlează respectivele operațiuni, iar persoana care acordă viza de control financiar preventiv trebuie să fie independentă de fluxul operațional supus verificării. Nerespectarea acestui principiu afectează eficiența controlului intern și poate genera consecințe juridice pentru persoanele responsabile de organizarea și funcționarea sistemului de control.
________________________________________
5. Regimul documentelor financiar-contabile și obligația de arhivare
Potrivit Legii contabilității nr. 82/1991 și Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, instituția publică are obligația de a întocmi, păstra și arhiva în condiții corespunzătoare registrele contabile obligatorii, balanțele de verificare, documentele justificative și toate înscrisurile care reflectă operațiunile economico-financiare desfășurate.
Documentele financiar-contabile trebuie organizate, inventariate și puse la dispoziția organelor de control la solicitarea acestora. Lipsa, distrugerea sau imposibilitatea prezentării documentelor justificative constituie încălcări ale obligațiilor legale și pot atrage răspunderea contravențională, disciplinară sau civilă, iar în situațiile în care există indicii privind caracterul intenționat al dispariției documentelor, pot interveni consecințe de natură penală.
În toate cazurile în care se constată lipsa unor documente financiar-contabile, conducerea instituției trebuie informată de îndată, urmând a fi aplicate procedurile legale de constatare și, dacă este cazul, de reconstituire.
________________________________________
6. Răspunderea juridică în cazul nerespectării obligațiilor financiar-contabile
Nerespectarea dispozițiilor legale privind circuitul numerarului, exercitarea controlului financiar preventiv, separarea atribuțiilor și regimul documentelor financiar-contabile poate atrage forme diferite de răspundere juridică, în funcție de natura și gravitatea faptelor constatate.
Încălcarea atribuțiilor prevăzute în fișa postului sau în actele normative aplicabile poate conduce la declanșarea procedurii disciplinare, în condițiile legii. În plan contravențional, Legea contabilității nr. 82/1991 și Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 prevăd sancțiuni pentru nerespectarea obligațiilor privind înregistrarea și păstrarea documentelor justificative.
În situațiile în care faptele întrunesc elementele constitutive ale unor infracțiuni, pot interveni forme de răspundere penală, precum abuzul în serviciu, neglijența în serviciu, delapidarea sau evidențierea de operațiuni fictive, în condițiile Codului penal și ale legislației speciale. Calificarea juridică a unei fapte aparține exclusiv organelor judiciare, însă prevenirea unor asemenea situații reprezintă o responsabilitate permanentă a fiecărei persoane implicate în gestionarea fondurilor publice.
Răspunderea poate avea caracter individual, dar poate deriva și din neîndeplinirea obligațiilor de organizare, supraveghere și control la nivel managerial, atunci când deficiențele sistemice permit apariția unor vulnerabilități în administrarea fondurilor publice.
________________________________________
7. Concluzii
Utilizarea fondurilor publice implică un standard ridicat de legalitate, transparență și responsabilitate. Respectarea strictă a circuitului financiar-contabil, exercitarea efectivă a controlului financiar preventiv, separarea atribuțiilor și arhivarea corespunzătoare a documentelor nu reprezintă simple cerințe administrative, ci garanții juridice esențiale pentru protejarea instituției și a personalului acesteia.
La nivelul Inspectoratului Școlar Județean Hunedoara, se impune menținerea unei discipline financiare riguroase, verificarea periodică a procedurilor interne și asumarea responsabilităților legale de către fiecare persoană implicată în activitatea financiar-contabilă. Prevenția rămâne cea mai eficientă formă de protecție juridică a instituției și a personalului acesteia.

A se vedea: Delapidare în formă continuată de peste 7 milioane de euro la Inspectoratul Școlar Județean Constanța, cu mod de lucru descoperit și explicat de Corpul de Control al Ministerului Educației / Instituția sesizează DNA și pentru elemente ale infracțiunilor de fals intelectual și abuz în serviciu / Raportul după care șeful ISJ, Mihai Sorin, și-a dat demisia – Edupedu.ro,
http://www.edupedu.ro/delapidare-in-for ... instituti/