Nomenclatorul arhivistic. Actualizare – septembrie 2026

[Consilier juridic]

Nomenclatorul arhivistic. Constituirea, inventarierea, păstrarea și predarea documentelor la arhiva ISJ Hunedoara
Actualizare – septembrie 2026
Activitatea de arhivă reprezintă o obligație instituțională și o responsabilitate care revine atât instituției, cât și compartimentelor creatoare și deținătoare de documente.
Persoanele juridice creatoare și deținătoare de documente au obligația de a asigura evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor, în condițiile legislației arhivistice.
1. Ce este Nomenclatorul arhivistic?
Nomenclatorul arhivistic reprezintă instrumentul de bază pentru constituirea și gestionarea arhivei unei instituții.
Acesta cuprinde, într-o structură sistematică, categoriile de documente create și deținute în activitatea instituției, grupate pe compartimente și activități, în concordanță cu structura organizatorică, indicând pentru fiecare categorie termenul de păstrare.
Documentele create în activitatea curentă nu se grupează arbitrar. Ele se constituie anual în unități arhivistice, potrivit problematicii și termenelor de păstrare stabilite prin nomenclator.
Nomenclatorul arhivistic al Inspectoratului Școlar Județean Hunedoara aflat în prezent în aplicare a fost confirmat de Serviciul Județean Hunedoara al Arhivelor Naționale prin adresa nr. SJANHD-1590-U/18.12.2024.
Nomenclatorul stabilește termene diferențiate de păstrare în funcție de natura și valoarea documentelor: păstrare permanentă sau termene determinate de 70 de ani, 50 de ani, 10 ani, 5 ani, 3 ani, 2 ani etc. Nomenclator arhivistic 2025
2. La ce folosește Nomenclatorul arhivistic?
Nomenclatorul nu este doar un tabel cu termene de păstrare. El reprezintă instrumentul de lucru utilizat pe întregul circuit al documentelor.
Prin intermediul acestuia se realizează:
• încadrarea documentelor în categoria arhivistică corespunzătoare;
• constituirea corectă a dosarelor;
• stabilirea termenului de păstrare;
• inventarierea documentelor;
• predarea dosarelor de către compartimentele creatoare către arhiva instituției;
• evidența documentelor arhivate;
• identificarea și regăsirea ulterioară a documentelor;
• efectuarea operațiunilor de selecționare, în condițiile legislației arhivistice.
În Nomenclatorul ISJ Hunedoara, de exemplu, registrele unice de control, nomenclatoarele arhivistice, registrele de evidență a documentelor și alte categorii sunt prevăzute pentru păstrare permanentă, în timp ce dosarele cu deciziile inspectorului școlar general au termen de păstrare de 50 de ani. Nomenclator arhivistic 2025
3. Responsabilitatea compartimentelor creatoare de documente
Fiecare compartiment al ISJ Hunedoara răspunde de documentele pe care le creează și le gestionează în exercitarea atribuțiilor sale.
Documentele intrate, ieșite sau întocmite pentru uz intern se înregistrează potrivit circuitului instituțional al documentelor.
La constituirea dosarelor trebuie urmărite, între altele:
a) apartenența documentelor la aceeași problemă/categorie prevăzută de nomenclator;
b) indicativul corespunzător din nomenclator;
c) termenul de păstrare;
d) ordonarea documentelor;
e) integritatea documentelor și a anexelor;
f) constituirea unității arhivistice astfel încât aceasta să poată fi inventariată, predată, păstrată și ulterior identificată.
Constituirea dosarelor și pregătirea acestora pentru predarea la arhivă reprezintă obligația compartimentului creator al documentelor.
Predarea documentelor la arhivă nu transferă și responsabilitatea pentru modul în care acestea au fost inițial constituite și clasificate.
4. Constituirea dosarelor
Documentele se grupează în dosare în funcție de problema la care se referă și de poziția corespunzătoare din nomenclator.
În cadrul pregătirii dosarului pentru arhivare:
• documentele se ordonează potrivit criteriului aplicabil;
• se elimină elementele metalice sau alte elemente care pot deteriora documentele;
• filele se numerotează;
• documentele se leagă astfel încât să fie asigurată integritatea și citirea lor;
• dosarele care depășesc volumul permis se constituie în volume distincte;
• fiecare volum se individualizează corespunzător.
Pe coperta dosarului se înscriu elementele necesare identificării acestuia, între care:
denumirea instituției – compartimentul creator – anul – indicativul din nomenclator – obiectul dosarului – datele extreme – numărul de file – volumul – termenul de păstrare.
5. Inventarierea documentelor
Documentele care urmează să fie predate arhivei se inventariază potrivit categoriilor și termenelor de păstrare prevăzute în nomenclator.
Nu se amestecă în același inventar documente cu termene de păstrare diferite.
Fiecare compartiment întocmește inventarele corespunzătoare documentelor pe care le predă.
Dosarele neîncheiate ori cele care, pentru motive justificate, rămân temporar la compartimentul creator se evidențiază corespunzător, astfel încât existența și localizarea lor să poată fi stabilite.
6. Predarea documentelor la arhivă
Predarea documentelor către arhivă se realizează pe baza inventarelor și potrivit organizării interne a instituției.
Compartimentul care preia documentele verifică concordanța dintre inventar și dosarele predate, precum și elementele necesare identificării acestora.
În cazul constatării unor neconcordanțe, documentele pot fi restituite compartimentului creator pentru efectuarea corecturilor necesare.
Evidența unităților arhivistice predate se păstrează potrivit reglementărilor aplicabile.
7. Termenul de păstrare nu înseamnă distrugere automată
Atenție!
Împlinirea termenului de păstrare prevăzut în Nomenclatorul arhivistic nu trebuie confundată cu dispariția automată a documentului din arhiva instituției.
Eliminarea documentelor nu se realizează prin simpla constatare că termenul prevăzut de nomenclator s-a împlinit.
Documentele cu termen de păstrare expirat se supun procedurilor de selecționare prevăzute de legislația arhivistică.
Prin urmare, atunci când este necesară identificarea unui document mai vechi, trebuie verificată situația arhivistică efectivă a documentului, nu doar termenul înscris în nomenclator.
8. Exemple din Nomenclatorul ISJ Hunedoara
Nomenclatorul actual demonstrează importanța încadrării corecte a fiecărui document.
În domeniul managementului instituțional, spre exemplu:
• planurile și rapoartele manageriale anuale – permanent;
• concursurile pentru ocuparea funcțiilor de director – 10 ani;
• fișele de evaluare anuală a directorilor – 10 ani;
• documentele privind evaluarea directorilor – 10 ani;
• contractele de management și fișele postului directorilor/directorilor adjuncți – 10 ani;
• dosarele personale ale cadrelor didactice înscrise la concursul pentru ocuparea funcțiilor de director – 10 ani. Nomenclator arhivistic 2025
În domeniul salarizării și evidenței personalului, dosarul personal al angajatului ISJ și statele de salarii ISJ au prevăzut un termen de păstrare de 70 de ani. Nomenclator arhivistic 2025
Aceste exemple arată de ce termenul de păstrare nu poate fi presupus și trebuie verificată poziția exactă din nomenclator corespunzătoare documentului.
9. De ce este importantă arhivarea corectă?
Arhivarea nu reprezintă numai o obligație administrativă.
O arhivă constituită corect permite instituției:
• să identifice rapid documentele;
• să răspundă solicitărilor instituțiilor și persoanelor interesate;
• să furnizeze documentele necesare controalelor și auditurilor;
• să asigure documentele necesare reprezentării în instanță;
• să soluționeze solicitările formulate în temeiul Legii nr. 544/2001;
• să dovedească operațiunile și actele administrative efectuate anterior;
• să păstreze documentele cu valoare permanentă.
Un document creat corect, dar clasat sau arhivat greșit, poate deveni foarte greu de identificat exact atunci când instituția are cea mai mare nevoie de el.
10. Regula practică pentru fiecare compartiment
La crearea și constituirea unui document/dosar trebuie verificate încă de la început trei elemente:
1. Ce categorie de document este?
2. La ce poziție din Nomenclatorul arhivistic se încadrează?
3. Care este termenul de păstrare?
Încadrarea corectă de la momentul constituirii documentelor simplifică ulterior inventarierea, predarea, păstrarea, identificarea și selecționarea acestora.
________________________________________
Document de referință:
Nomenclatorul arhivistic al Inspectoratului Școlar Județean Hunedoara, confirmat de Serviciul Județean Hunedoara al Arhivelor Naționale la 18.12.2024. Nomenclator arhivistic 2025
Acte normative:
– Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
– reglementările și instrucțiunile aplicabile activității de arhivă.

________________________________________
Update la Nomenclatorul dosarelor/arhivistic - FORUMUL INSPECTORATULUI ŞCOLAR JUDEŢEAN HUNEDOARA http://forum.isj.hd.edu.ro/posting.php? ... 55bbfb0e7e