Utilizarea semnaturii electronice avansate sau calificate

[Consilier juridic]

Legea nr.208/2021 pentru aprobarea OUG nr.36/2021 privind utilizarea semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate, insotite de marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat al angajatorului in domeniul relatiilor de munca, si pentru modificarea si completarea unor acte normative, a fost publicata in Monitorul Oficial nr. 720 din 22 iulie 2021 si va intra in vigoare in termen de 3 zile de la publicare, respectiv din 25 iulie 2021.

Prin Legea nr.208/2021 pentru aprobarea OUG nr.36/2021 a fost eliminata necesitatea ca semnatura electronica avansata sau calificat sa fie insotita de marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat al angajatorului. Utilizarea sigiliului electronic ramane ca si o optiune a angajatorului pentru intocmirea inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca.

Legea nr.208/2021 prevede ca partile pot opta sa utilizeze la incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca, semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata.

Iar angajatorul poate opta pentru utilizarea semnaturii electronice, semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru intocmirea tuturor inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca rezultate la incheierea contractului individual de munca, pe parcursul executarii acestuia sau la incetarea contractului individual de munca, in conditiile stabilite prin regulamentul intern si/sau contractul colectiv de munca aplicabil, potrivit legii.

Astfel, angajatorul poate opta, atunci cand intocmeste inscrisurile/documentele din domeniul relatiilor de munca, sa foloseasca si semnatura electronica simpla. Insa la incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca, partile pot folosi doar semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata.

Printre modificarile aduse de Legea nr.208/2021 regasim si faptul ca angajatorul poate suporta, pentru el si pentru angajatii sai, cheltuielile pentru achizitionarea semnaturilor electronice avansate sau semnaturilor electronice calificate utilizate pentru semnarea inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca/securitatii si sanatatii in munca. Iar aceste cheltuieli reprezinta cheltuieli deductibile pentru determinarea rezultatului fiscal.

Legea nr./2021 prevede urmatoarele:

ARTICOL UNIC
Se aproba Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 36 din 5 mai 2021 privind utilizarea semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate, insotite de marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat al angajatorului in domeniul relatiilor de munca, si pentru modificarea si completarea unor acte normative, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 474 din 6 mai 2021, cu urmatoarele modificari si completari:

1. Titlul ordonantei de urgenta se modifica si va avea urmatorul cuprins: ORDONANTA DE URGENTA privind utilizarea semnaturii electronice in domeniul relatiilor de munca si pentru modificarea si completarea unor acte normative

2. La articolul I punctul 1, alineatele (1^1)-(1^3) ale articolului 16 se modifica si vor aveaurmatorul cuprins:
(1^1) Partile pot opta sa utilizeze la incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata.

(1^2) Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnaturii electronice, semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru intocmirea tuturor inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca rezultate la incheierea contractului individual de munca, pe parcursul executarii acestuia sau la incetarea contractului individual de munca, in conditiile stabilite prin regulamentul intern si/sau contractul colectiv de munca aplicabil, potrivit legii.

(1^3) Contractele individuale de munca si actele aditionale incheiate prin utilizarea semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate, precum si inscrisurile/ documentele din domeniul relatiilor de munca se arhiveaza de catre angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, si ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata, si vor fi puse la dispozitia organelor de control competente, la solicitarea acestora.

3. La articolul I punctul 1, alineatele (1^4) si (1^5) ale articolului 16 se abroga.

4. La articolul I punctul 1, alineatele (1^6) si (1^7) ale articolului 16 se modifica si vor avea urmatorul cuprins:
(1^6) Angajatorul nu poate obliga persoana selectata in vederea angajarii ori, dupa caz, salariatul sa utilizeze semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata, la incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca.

(1^7) La incheierea, modificarea, suspendarea sau, dupa caz, la incetarea contractului individual de munca, partile trebuie sa utilizeze acelasi tip de semnatura, respectiv semnatura olografa sau semnatura electronica, in conditiile prezentei legi.

5. La articolul I, dupa punctul 1 se introduce un nou punct, punctul 1^1, cu urmatorul cuprins:
1^1. La articolul 16, dupa alineatul (1^7) se introduce un nou alineat, alineatul (1^8), cu urmatorul cuprins:
(1^8) Organele de control competente au obligatia de a accepta, pentru verificare si control, contractele individuale de munca si actele aditionale, precum si inscrisurile/documentele din domeniul relatiilor de munca/securitatii si sanatatii in munca incheiate in format electronic, cu semnatura electronica, potrivit legii, fara a le solicita si in format letric. La solicitarea acestora, documentele incheiate cu semnatura electronica pot fi transmise in format electronic si anterior efectuarii controlului.

6. La articolul I punctul 2, litera o) a alineatului (3) al articolului 17 se modifica si va avea urmatorul cuprins:

o) procedurile privind utilizarea semnaturii electronice, semnaturii electronice avansate si semnaturii electronice calificate.

7. La articolul II, dupa punctul 5 se introduce un nou punct, punctul 6, cu urmatorul cuprins:
6. La articolul 11, litera g) se modifica si va avea urmatorul cuprins:
g) nerespectarea prevederilor art. 7 lit. c) referitoare la obligatia angajatorului de a asigura conditii pentru ca telesalariatul sa primeasca o instruire suficienta si adecvata in domeniul securitatii si sanatatii in munca, in special sub forma de informatii si instructiuni de lucru privind utilizarea echipamentelor cu ecran de vizualizare: la angajare, la introducerea unui nou echipament de munca, la introducerea oricarei noi proceduri de lucru, cu amenda de 2.000 lei.

8. Dupa articolul II se introduce un nou articol, articolul II^1, cu urmatorul cuprins:
Articolul II^1
La articolul 21 din Legea securitatii si sanatatii in munca nr. 319/2006, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 646 din 26 iulie 2006, cu modificarile si completarile ulterioare, alineatul (3) se modifica si va avea urmatorul cuprins:
(3) Instruirea prevazuta la art. 20 alin. (4) trebuie sa se efectueze in timpul programului de lucru, fie in interiorul, fie in afara intreprinderii si/sau unitatii, fie online.

9. La articolul III, alineatul (5) al articolului 21 se modifica si va avea urmatorul cuprins:
(5) In cazul folosirii variantei in format electronic prevazute la alin. (4), dovada instruirii trebuie sa fie semnata cu semnatura electronica, semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata.

10. La articolul IV, alineatele (1) si (2) se modifica si vor avea urmatorul cuprins:

Articolul IV
(1) Notiunile de semnatura electronica, semnatura electronica avansata, semnatura electronica calificata si sigiliul electronic, utilizate in cuprinsul actelor normative care fac obiectul art. I-III din prezenta ordonanta de urgenta, au intelesul dat de dispozitiile Regulamentului (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European si al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronica si serviciile de incredere pentru tranzactiile electronice pe piata interna si de abrogare a Directivei 1999/93/CE.

(2) Angajatorul poate suporta, pentru el si pentru angajatii sai, in vederea indeplinirii obligatiilor legale mentionate in prezenta ordonanta de urgenta, cheltuielile pentru achizitionarea semnaturilor electronice avansate sau semnaturilor electronice calificate utilizate pentru semnarea inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca/securitatii si sanatatii in munca.

11. La articolul IV, dupa alineatul (2) se introduce un nou alineat, alineatul (2^1), cu urmatorul cuprins:
(2^1) Cheltuielile efectuate de angajator, prevazute la alin. (2), reprezinta cheltuieli deductibile pentru determinarea rezultatului fiscal.

Aceasta lege a fost adoptata de Parlamentul Romaniei, cu respectarea prevederilor art. 75 si ale art. 76 alin. (1) din Constitutia Romaniei, republicata.