Reguli tehnoredactare documente

[Consilier juridic]

Către,
TOATE UNITĂȚILE ȘCOLARE/CONEXE DIN JUDEȚUL HUNEDOARA
În atenția doamnei/domnului director

Ref: reguli tehnoredactare documente


Documentele se redactează respectând regulile de ortografie şi de punctuaţie specifice limbii române, astfel încât limbajul folosit să reflecte concizie, claritate, corectitudine, sobrietate, oficialitate, politeţe.
Întocmirea actelor, fie ca răspuns la un anumit document, fie din oficiu, se va face numai de salariatul care, prin fişa postului este abilitat să o facă sau căruia îi este repartizată lucrarea, în absența acestuia.
Documentele create de salariați urmează un flux/procedură care să asigure o separare a funcţiilor de iniţiere, realizare, verificare, avizare şi aprobare a operaţiunilor, astfel încât acestea să fie încredinţate unor persoane diferite, în scopul diminuării riscului de apariţie a erorilor, fraudelor, încălcării legislaţiei, precum şi a riscului de nedetectare a problemelor pe fluxul unui proces sau al unei activităţi.
Documentele create de salariați se păstrează potrivit sistemului intern de păstrare/arhivare a documentelor, potrivit unei proceduri, în vederea asigurării conservării lor în bune condiţii şi pentru a fi accesibile personalului competent în a le utiliza.
Documentele care constituie un răspuns către alte instituţii (guvernamentale, neguvernamentale, etc.) sau către cetăţeni, prezentate şefilor în vederea semnării de către aceştia, vor avea anexată şi lucrarea/referatul ce stă la baza întocmirii lor.
Documentele întocmite (cereri, rapoarte, adrese de înaintare, note-sinteză, puncte de vedere etc.), trebuie să cuprindă următoarele elemente:
a) sigla ministerului educației și cercetării și a Inspectoratului Școlar Județean Hunedoara precum și sigla și denumirea în clar a unității școlare; în subsolul documentului se vor regăsi următoarele informaţii de contact: adresă, cod poştal, număr de telefon, număr de fax, adresă e-mail, pagină web a instituției,
b) numărul şi data întocmirii,
c) destinatarul – denumirea instituţiei, funcţia, numele şi prenumele,
d) titlul corespondenţei – delimitarea genului de lucrare (după caz),
e) formula de introducere, cu precizarea numărului lucrării la care se face referire, acolo unde este cazul,
f) conţinutul corespondenţei – prezentarea, pe scurt, a problemei tratate, temei juridic, rezoluţie/soluţionare,
g) formula de încheiere,
h) semnătura – funcţia, numele şi prenumele persoanei care întocmește/semnează,
i) ştampila aplicată pe semnătura autorizată.
Formatul textului, exceptând eventual titlurile, va fi următorul:
o caractere (font): Times New Roman (preferabil), fie Palatino Linotype;
o mărimea caracterelor (font size): 12-14;
o alinierea textului: stânga-dreapta (justified);
o spaţierea între linii: 1-1,5.
Pentru documentele care conţin mai multe pagini, header-ul şi footer-ul pot fi folosite doar pe prima pagină (pagina de gardă), sau se poate folosi doar header-ul. Se vor utiliza diacriticele. Fiecare pagină transmisă va fi numerotată.
Transmiterea în afara instituţiei a actelor elaborate se va face, după caz, cu semnătura conducătorului instituției, cu aplicarea ștampilei.
Semnarea se poate face și de către conducătorul interimar, conform atribuțiilor legale sau delegate ale acestuia sau conform instrucțiunilor/notelor interne date de către conducere.
În cazul în care documentele se semnează de către o singură persoană, datele privind funcţia, numele şi prenumele acesteia se înscriu sub text, în centrul paginii.
În cazul în care documentele se semnează de către două sau mai multe persoane, funcţia, numele şi prenumele persoanei cu funcţie mai mare se scriu sub text, în centrul paginii, iar ale celorlaţi semnatari, în partea stângă/dreaptă, în ordinea descrescătoare a funcţiilor.
Persoanele competente îşi pot delega atribuţiile și/ sau dreptul de semnătură cu respectarea prevederilor legale în vigoare.
Unitățile școlare pot elabora propriile proceduri privind gestionarea documentelor neclasificate și activitatea de registratură/ secretariat.