Nomenclatorul dosarelor/arhivistic

[Consilier juridic]

Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente răspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea lor, în condiţiile prevederilor Legii Arhivelor Naţionale.

În conformitate cu prevederile art. 23-24 din Legea nr. 16/1996 – Legea Arhivelor Naţionale şi art. 3-4 din Instrucţiuni privind activitatea de arhivă aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, creatorii şi deţinătorii de documente, persoane juridice, au obligaţia de a înfiinţa compartimente de arhivă, organizate în funcţie de complexitatea şi cantitatea arhivelor pe care le crează şi le deţin sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhivă, în funcţie de valoarea şi cantitatea acestora.

Desemnarea personalului însărcinat cu activitatea de arhivă, precum şi structura şi competenţa acestora vor fi stabilite de conducerea unităţii creatoare şi deţinătoare de documente, prin decizie internă, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naţionale sau, după caz, al serviciilor şi birourilor judeţene ale Arhivelor Naţionale.

Gruparea documentelor în dosare - Nomenclatorul dosarelor/arhivistic-Legea Arhivelor Naţionale Art. 8, anexa nr. 1.

Anual, documentele se grupează în unităţi arhivistice (dosare), potrivit problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii.

Nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se aprobă de către Arhivele Naţionale, iar cele ale celorlalţi creatori, de către serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, potrivit anexei nr. 1/Legea 16/1996.

Nomenclatorul arhivistic este un instrument de lucru în arhiva unei instituţii, constând :
-dintr-o listă sistematică a tuturor categoriilor de documente, create în decursul unui an la nivelul instituței,
-grupate pe compartimente (activităţi), potrivit schemei de organizare a instituţiei (organigrama), iar în cadrul acestora pe categorii.
-în cadrul acestora, pe probleme şi pe termene de păstrare.

Nomenclatorul serveşte registraturii:
a.pentru clasarea documentelor potrivit problemei pe care o conţine şi are scopul de a pune ordine în constituirea arhivei curente la nivelul fiecărui compartiment de muncă.
b.la efectuarea activităţii de selecţionare a dosarelor, registrelor (prin evaluarea documentelor pentru păstrare permanentă sau eliminare atunci când nu s-a făcut clasarea documentelor potrivit cu Nomenclatorul).

Nomenclatorul este întocmit de fiecare instituţie şi se modifică ori de câte ori este nevoie.

Atributiile personalului creator si detinator de documente

Creatorii de documente sunt obligati sa inregistreze toate documentele intrate, iesite ori intocmite pentru uz intern. Inregistrarea documentelor incepe de la 1 ian. și se incheie la 31 dec. a fiecarui an.

La inregistrarea documentelor se vor preciza urmatoarele elemente:
• nr. inregistrare
• data inregistrarii
• nr.si data documentului dat de emitent
• continutul documentului in rezumat
• nr.filelor documentului
• nr. anexe
• compartimentul caruia i s-a repartizat
• data expedierii
• modul rezolvarii
• indicativul dosarului dupa nomenclator

In vederea predarii dosarelor la compartimentul de arhiva se efectueaza urmatoarele operatiuni:
- documentele cuprinse in dosar se ordoneaza cronologic sau in cazuri speciale dupa alte criterii (alfabetic, geografic, etc.)
- cand in constituirea dosarului se foloseste ordinea cronologica, actele mai vechi trebuie sa se afle deasupra si cele mai noi dedesubt
- se indeparteaza acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, diblurile
- documentele din fiecare dosar se leaga in coperte de carton in asa fel incat sa se asigure citirea completa a textului
- dosarele nu trebuie sa aiba mai mult de 300 file, in cazul depasirii acestui numar se constituie mai multe volume ale aceluiasi dosar
- filele dosarelor se notaza in coltul din dreapta cu creion negru
- in cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se noteaza incepand cu nr.1 pentru fiecare volum
- pe coperta dosarului se inscriu:
• denumirea unitatii
• compartimentul creator
• nr. de dosar din inventar
• anul
• indicativul din nomenclator
• datele de inceput si de sfarsit (extreme)
• nr. de file
• volumul
• termenul de pastrare

Pe o foaie nescrisa adaugata la sfarsitul dosarului sau pe prima pagina nescrisa a registrelor si condicilor lucratorul de la compartimentul creator al dosarului face urmatoarea certificare:Prezentul dosar (registru, condica) contine un nr. de ….file (in cifre si in litere) dupa care semneaza si pune data certificarii –

Fiecare compartiment intocmeste atatea inventare cate termene de pastrare sunt prevazute in Nomenclator la compartimentul respectiv.

Inventarele se intocmesc in trei exemplare pentru documentele nepermanente si in patru exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar ramane la compartimentul care face predarea iar celelalte se depun odata cu dosarele la compartimentul de arhiva.

Dosarele neincheiate in anul respectiv ca si cele care din motive justificate se opresc la compartimentele de munca se trec in inventarul anului respectiv cu mentiunea nepredarii lor si momentul predarii lor ulterioare.

Constituirea dosarelor, inventarierea si predarea lor intra in obligatia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiva se face conform unei programari prealabile stabilita de comun acord intre cele doua compartimente (predator si primitor).

La preluare compartimentul arhiva verifica fiecare dosar si in cazul constatarii unei neconcordante sunt inapoiate pentru a se face corecturile ce se impun.

Evidenta dosarelor si inventarelor depuse la arhiva se tine in Registru de evidenta curenta.